Parkinsons Gesetz: Erklärungen und Beispiele für mehr Effizienz

Das Parkinsonsche Gesetz, formuliert vom britischen Historiker Cyril Northcote Parkinson, beschreibt die Tendenz, dass sich Arbeit in dem Maße ausdehnt, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht. Ursprünglich in den 1950er-Jahren anhand von Beobachtungen in der britischen Bürokratie aufgestellt, betrifft dieses Prinzip heute viele Lebensbereiche und kann sowohl im persönlichen als auch im beruflichen Alltag beobachtet werden. Es ist wichtig zu verstehen, wie dieses Gesetz funktioniert, um ineffiziente Zeitnutzung zu vermeiden und die Produktivität zu steigern.

Was ist das Parkinsonsche Gesetz?

Im Kern besagt das Parkinsonsche Gesetz, dass Aufgaben dazu neigen, sich auszudehnen, um die verfügbare Zeit vollständig auszufüllen. Das bedeutet, dass selbst einfache Aufgaben unverhältnismäßig viel Zeit in Anspruch nehmen können, wenn keine klaren Zeitlimits gesetzt werden. Parkinson selbst illustrierte dies anhand eines Beispiels: Eine ältere Dame benötigt den ganzen Tag, um eine Postkarte zu verschicken, nicht weil die Aufgabe komplex ist, sondern weil sie sich die Zeit nimmt, jeden Schritt ausgiebig zu gestalten. Sie sucht stundenlang nach der "richtigen" Karte, verlegt ihre Brille und feilt ewig am Text.

Diese Beobachtung lässt sich auf viele Situationen übertragen. Wenn für eine Aufgabe drei Stunden Zeit eingeplant werden, werden diese drei Stunden in der Regel auch genutzt, selbst wenn die Aufgabe in einer Stunde erledigt werden könnte.

Analogie zum Gas-Prinzip

Eine hilfreiche Analogie zum Verständnis des Parkinsonschen Gesetzes ist das Gas-Prinzip aus der Physik. Ein Gas dehnt sich aus, um den verfügbaren Raum vollständig auszufüllen. Wird der Raum verkleinert, wird das Gas komprimiert. Ähnlich verhält es sich mit Aufgaben: Sie dehnen sich aus, um die zur Verfügung stehende Zeit auszufüllen.

Ursprung und Hintergrund

Cyril Northcote Parkinson beobachtete in den 1950er-Jahren, dass Bürokraten ihre Arbeit oft unnötig in die Länge ziehen, um beschäftigt zu wirken. Was damals nur für Verwaltungsarbeit galt, ist heute ein Phänomen, das uns alle betrifft. Im Grunde beschreibt Parkinsons Prinzip die Tendenz, Zeit ineffizient zu nutzen und Aufgaben "aufzublasen", wenn wir uns keine strikten Grenzen setzen.

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Parkinson machte sein neues Gesetz mithilfe eines Essays in der internationalen Zeitung „The Economist“ publik, in welchem er die Geschichte einer alten Dame erzählt, welche einen kompletten Tag damit verbringt, eine Karte zu schreiben. So zeigt er in dem Essay satirisch auf, wie sich Aufgaben so sehr ausdehnen können, dass sie jede Minute des Tags ausfüllen können.

Konkret entstand Parkinsons Gesetz aus seinen Erfahrungen mit der englischen Bürokratie. Er beobachtete, dass bürokratische Aufgaben dazu tendieren, immer aufwendiger und komplexer zu werden, je mehr Zeit diesen Aufgaben zur Verfügung steht. Dies belegte er anhand der Angestelltenverhältnisse des britischen Kolonialbüros.Obwohl die Zahl der britischen Kolonien immer weiter abnahm, stieg die Zahl der Angestellten des Kolonialbüros zur gleichen Zeit stetig an. Parkinson stellte fest, dass sich die Zahl der Mitarbeitenden pro Jahr etwa um 5 bis 7 % erhöhte, obwohl die Arbeit, die für die Verwaltung der Kolonien aufzuwenden war, sogar nachweislich abnahm.

Auswirkungen und Beispiele im Alltag

Das Parkinsonsche Gesetz wirkt sich auf verschiedene Bereiche unseres Lebens aus:

• Prokrastination: Wenn eine Deadline noch weit entfernt ist, neigen wir dazu, die Aufgabe vor uns herzuschieben, anstatt sie direkt anzugehen.
• Arbeitswelt: Aufgaben im Büro, bei der Hausarbeit, beim Lernen oder in kreativen Projekten dehnen sich oft unnötig aus.
• Meetings: Kennen Sie das, Sie sitzen im Meeting und haben das Gefühl, dass gerade „nichts dabei rumkommt“ und gegen Ende erst ein Urteil gefällt wird?
• Teams: Teams tendieren oft dazu, Projekte in die Länge zu ziehen, wenn zu viel Zeit dafür veranschlagt wird.
• Studium: Ein Beispiel für eine Variante des Parkinsonschen Gesetzes sind Schülerinnen und Schüler, oder auch Studierende, die ihre Hausarbeiten und Klausurvorbereitungen auf die letzte Minute erledigen, obwohl sie im Vorfeld eigentlich jede Menge Zeit dafür hatten. Ein anderes Beispiel sind Abschlussarbeiten: Nicht umsonst nehmen viele Universitäten Bachelor- und Masterarbeiten auch noch bis Mitternacht des Stichtages an. Die Studierenden verwenden die ihnen zur Verfügung stehende Zeit oft dafür, die Texte endlos nochmals durchzugehen, um auch den letzten Rechtschreibfehler zu finden.
• Tägliche Arbeitszeit: Die Arbeitslast ist nicht jeden Tag gleich hoch. Trotzdem arbeiten Mitarbeiter immer gleich lange - egal, ob viel zu tun ist oder nicht.

Strategien zur Überwindung des Parkinsonschen Gesetzes

Glücklicherweise gibt es verschiedene Strategien, um das Parkinsonsche Gesetz zu überwinden und die eigene Effizienz zu steigern:

1. Klare Zeitlimits setzen: Der wohl beste Tipp zum Umgang mit dem Parkinsonschen Gesetz: Setzen Sie von Anfang an knappere Zeitlimits! Überlegen Sie sich: Wie viel Zeit brauche ich realistisch für die Aufgabe? Ein kleiner Zeitpuffer ist in Ordnung, doch sollten Sie keine 5 Stunden einplanen, wenn Sie nur eine brauchen. Das verleitet nur zur Trödelei und ist ineffizient. Indem Du Dir bewusst knappe, realistische Zeitfenster setzt (Timeboxing).
2. Aufgaben in kleinere Blöcke aufteilen: Teile Deine Aufgaben in kleinere Blöcke auf und gib Dir für jeden Block ein spezifisches, knappes Zeitfenster. Kleinere Aufgaben, die sich in weniger als vier Minuten erledigen lassen, solltest Du direkt angehen.
3. Kürzere Deadlines setzen: Statt eine Aufgabe von Anfang an großzügig zu planen - und damit ins Trödeln zu geraten - füge lieber am Ende Pufferzeiten hinzu. Setze Dir bewusst kürzere Deadlines und bleibe bei diesen Fristen.
4. Zwischenziele definieren: Sie können das Parkinsonsche Gesetz austricksen, indem Sie sich mehrere Zwischenziele setzen. So ist es unmöglich, dass Sie alles bis zum Ende aufschieben und erst dann loslegen. Legen Sie die Etappen dafür in regelmäßige Abschnitte für den gesamten Zeitraum. Haben Sie die ganze Woche Zeit, sollten Sie zum Beispiel festlegen, was Sie am Ende des Tages erreicht haben müssen. Hierbei hilft es zudem, wenn Sie für sich eine klare Strategie verfolgen und vorab einen genauen Plan erstellen - zum Beispiel nach der SMART-Methode. Planen Sie Aufgaben zeitlich bindend.
5. Timeboxing: Timeboxing ist eine Methode aus dem Zeitmanagement und kann helfen, die Zeit besser auszunutzen sowie in kürzerer Zeit mehr zu schaffen. Bill Gates und Elon Musk sind angeblich Fans der Methode. Beim Timeboxing werden für regelmäßige Aufgaben, To-Dos oder Projekte klar definierte und feste Zeitfenster („time boxes“) definiert und Arbeitszeit durch klare Prioritäten strukturiert.
6. Pomodoro-Technik: Das Grundprinzip der Pomodoro Technik funktioniert denkbar einfach: Um produktiver zu werden, wechseln Phasen konzentrierter Arbeit (25 Minuten) mit regelmäßigen Pausen (5 Minuten) ab. Diese Intervalle nennt der Erfinder der Technik, Francesco Cirillo „Pomidori“.
7. To-do-Listen: To-do-Listen sind wirksame Tools, um das Parkinsonsche Gesetz zu bekämpfen. Ob analog oder digital, mit To-dos visualisieren und organisierst du deine Aufgaben, wodurch Aufschieberitis reduziert wird.
8. Pareto-Prinzip (80/20-Regel): Das Pareto-Prinzip konzentriert sich auf die ergebnisorientierte Auswahl von Aufgaben.
9. ALPEN-Methode: Die ALPEN-Methode unterstützt dich dabei, die Schritte zur Aufgabenerfüllung effizient zu planen, von der Aufgabenliste bis zur Prioritätensetzung.
10. Eisenhower-Prinzip: Dieses Prinzip hilft Ihnen, Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit zu kategorisieren.

Der Balanceakt zwischen Zeitdruck und Effizienz

Es ist wichtig zu betonen, dass es bei der Anwendung des Parkinsonschen Gesetzes nicht darum geht, künstlichen Zeitdruck oder gar Stress zu erzeugen. Nein, es geht darum, Deine Aufgaben effizient und zielgerichtet zu erledigen. Das Ziel ist es, fokussierter zu arbeiten, aber nicht um jeden Preis.

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Kreativität braucht Raum

Wenn Du neue Ideen entwickelst oder etwas gestaltest, ist Zeitdruck eher der Tod als der Turbo. Innovation entsteht nicht zwischen Timer und To-do-Liste - da braucht es manchmal Umwege, Pausen und Stille.

Externe Abhängigkeiten

Du kannst noch so effizient sein - wenn du auf Rückmeldungen wartest, Genehmigungen brauchst oder Lieferungen ausstehen, bringt Dein Zeitrahmen genau gar nichts.

Teams ticken anders

Was für Dich klappt, kann im Team Druck erzeugen.

Wissenschaftliche Basis

Parkinsons Gesetz ist ein geniales Alltagsprinzip, aber keine wissenschaftlich belegte Wahrheit. Es beruht auf Beobachtung - nicht auf Studien.

Positive Aspekte des Parkinsonschen Gesetzes

Trotz der potenziellen Nachteile kann das Parkinsonsche Gesetz auch positive Auswirkungen haben:

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• Effektives Zeitmanagement: Dank des Zeitdrucks lernst du, deine Zeit bewusster einzuteilen und Prioritäten zu setzen.
• Anpassungsfähigkeit: Die Anpassungsfähigkeit des Parkinsonschen Gesetzes zeigt sich nicht nur in gesteigerter Effizienz und Fokus.
• Motivation: Unter Druck zu stehen, ist bei manchen Menschen unter Umständen notwendig, um ihr volles Potenzial auszuschöpfen.

Kritik und Grenzen des Parkinsonschen Gesetzes

Das Parkinsonsche Gesetz ist zwar ein populäres, aber auch kontrovers diskutiertes Zeitmanagement-Pronzip. Die ursprüngliche Kritik zielt vor allem auf die überbordende Bürokratie und das unkontrollierte Wachstum von Verwaltungsapparaten.

Komplexität und Kreativität

Bei komplexen oder kreativen Aufgaben ist ausreichende Zeit notwendig, um Qualität und Innovationen zu fördern. Zeitdruck wird dabei eher kontraproduktiv bis schädlich.

Externe Faktoren

Nicht alle Aufgaben lassen sich durch feste Zeitvorgaben beschleunigen. Viele Prozesse hängen von externen Faktoren ab - zum Beispiel Genehmigungen, Lieferanten, Partnern.

Teamarbeit

Enge Zeitvorgaben können die Zusammenarbeit im Team belasten.

Empirische Belege

Das Parkinsonsche Gesetz basiert auf Alltagsbeobachtungen - empirisch belegt wurde es nie.

Das Parkinsonsche Gesetz im Team- und Unternehmensalltag

Parkinsons Gesetz betrifft nicht nur uns selbst, sondern zeigt sich auch stark im Team- und Unternehmensalltag.

Weniger Meetings, mehr Ergebnisorientierung

Weniger Zeitdruck führt häufig zu einem Anstieg an Meetings. Mache einen Termin mit anderen Menschen oder erhöhe die Verbindlichkeit des Fertigwerden-Wollens durch einen anderen Pflichttermin.

Prämien für schnelles Arbeiten

Falls du Mitarbeiter hast, kannst du einen weiteren Trick zur Überwindung des Parkinsonschen Gesetzes anwenden: Prämien für schnelles Arbeiten anbieten. Auf diese Weise motivierst du deine Mitarbeiter dazu, ihre Aufgaben mit hoher Produktivität auszuführen und findest so heraus, wo die minimale Arbeitszeit für bestimmte Aufgaben liegt. Je nach Beschäftigungsverhältnis kannst du auch ein Lohnsystem einführen, das nicht auf einem Stundenlohn, sondern auf leistungsbasierten Zahlungen beruht.

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