Parkinsons Gesetz der Trivialität: Eine einfache Erklärung

Das Parkinsonsche Gesetz der Trivialität, auch bekannt als Bikeshedding-Effekt, beschreibt ein Phänomen, bei dem unverhältnismäßig viel Zeit und Aufmerksamkeit auf triviale oder nebensächliche Details verwendet wird, während wichtige und komplexe Themen vernachlässigt werden. Dieses Gesetz wurde von Cyril Northcote Parkinson formuliert und hat weitreichende Auswirkungen auf Projektmanagement, Entscheidungsfindung und die Effizienz von Organisationen.

Einführung in das Parkinsonsche Gesetz

Cyril Northcote Parkinson, ein britischer Historiker und Soziologe, veröffentlichte im Jahr 1955 einen satirischen Essay im Wirtschaftsmagazin „The Economist“ mit dem Titel „Parkinson’s Law“. Darin beschrieb er auf humorvolle Weise die Ineffizienz in der Bürokratie. Als Kritik an der britischen Verwaltung gedacht, fand Parkinsons Gesetz großen Zuspruch und wurde zu einem viel diskutierten Thema im Bereich des Managements.

Parkinson beobachtete, dass die Arbeit sich in dem Maße ausdehnt, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht. Das bedeutet, dass Aufgaben oft länger dauern als nötig, unabhängig von ihrer Komplexität oder ihrem tatsächlichen Aufwand. Er illustrierte dies mit dem Beispiel einer älteren Frau, die fast den ganzen Tag benötigt, um eine Postkarte zu verschicken, weil sie genügend Zeit zur Verfügung hat.

Das Gesetz der Trivialität

Ein weiteres berühmtes Gesetz von Parkinson ist das „Gesetz der Trivialität“, das beschreibt, dass unwichtige Sachverhalte oft besonders lange diskutiert werden. Dieses Gesetz, auch bekannt als Bikeshedding-Effekt, besagt, dass die auf einen Tagesordnungspunkt verwendete Zeit umgekehrt proportional zu den jeweiligen Kosten ist. Das bedeutet, dass je trivialer ein Thema ist, desto mehr Zeit wird in der Regel dafür aufgewendet.

Parkinson veranschaulichte dies anhand eines Beispiels eines Finanzausschusses, der über die Bewilligung eines Atomreaktors (Kostenpunkt: 10 Millionen Dollar) und eines neuen Fahrradunterstands (Kostenpunkt: 2500 Dollar) berät. Die Diskussion über den Atomreaktor dauerte nur 2,5 Minuten, während die Diskussion über den Fahrradunterstand 45 Minuten in Anspruch nahm. Der Grund dafür ist, dass die Ausschussmitglieder sich eher in Themen einbringen, von denen sie Ahnung haben oder die sie direkt betreffen. Fachspezifisches Wissen ist oft weniger vorhanden als Meinungen zu trivialen Themen und Randaspekten.

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Ursachen und Auswirkungen

Warum werden triviale Themen oft ausführlicher diskutiert als wichtige? Es gibt mehrere Gründe dafür:

• Jeder hat eine Meinung: Bei trivialen Themen kann jeder mitreden, auch ohne Fachwissen. Dies ermöglicht es, Inkompetenz in Sachfragen durch ausführliche Wortbeiträge zu kompensieren.
• Einfachheit und Schmerzlosigkeit: Fahrradschuppen-Probleme sind einfach und schmerzlos. Es steht nichts auf dem Spiel, und jeder kann sich einbringen.
• Organisationskultur und Hierarchie: In Unternehmen agieren Menschen in einem organisationalen Kontext, einer Unternehmenskultur und einem hierarchischen System. Die Flucht in Trivialitäten kann auch dem Sicherheitsdenken vieler Führungskräfte oder einer gering ausgeprägten Fehlerkultur geschuldet sein. Wer nichts riskiert, kann auch nicht tief fallen.
• Strategische Interessen: Manchmal wird Bikeshedding bewusst eingesetzt, um eine zielführende Diskussion zu vermeiden, weil jemand ein anderes Interesse oder etwas zu verlieren hat.

Die Auswirkungen des Gesetzes der Trivialität können vielfältig sein:

• Zeitverschwendung: Unverhältnismäßig viel Zeit wird für unwichtige Details verschwendet, während wichtige Aufgaben liegen bleiben.
• Ineffiziente Entscheidungsfindung: Entscheidungen werden vertagt oder aufgeschoben, und es kommt zu keiner klaren Lösung.
• Frustration und Demotivation: Mitarbeiter können frustriert und demotiviert sein, wenn sie das Gefühl haben, dass ihre Zeit für unwichtige Dinge verschwendet wird.
• Verlust von Fokus: Der Fokus auf das Wesentliche geht verloren, und die eigentlichen Ziele werden aus den Augen verloren.

Strategien zur Vermeidung des Gesetzes der Trivialität

Um das Gesetz der Trivialität zu vermeiden und die Effizienz zu steigern, können verschiedene Strategien eingesetzt werden:

1. Klare Auftragsklärung: Eine saubere Auftragsklärung ist entscheidend, um von Anfang an die relevanten Themen zu identifizieren und den Fokus darauf zu legen. Es ist wichtig, nicht nur mit dem direkten Auftraggeber zu sprechen, sondern auch mit anderen Akteuren, die das Thema betrifft.
2. Agenda mit klaren Zeiten: Eine Agenda mit klaren Zeiten und einer Gewichtung der einzelnen Module auf relevante Diskussionsthemen hilft, den Fokus zu behalten. Zu Beginn sollte klar gemacht werden, was das Ziel des Workshops ist, was besprochen wird - und was auch nicht.
3. Erwartungsmanagement: Ein gutes Erwartungsmanagement reduziert die Gefahr, dass Teilnehmer abschweifen. Als Moderator kann man immer wieder auf den Ausgangspunkt verweisen, um die Teilnehmer zu disziplinieren.
4. Themenparkplatz: Ein „Themenparkplatz“ ist ein einfaches und effektives Mittel, um Diskussionen, die mit dem Thema des Workshops nichts zu tun haben, zu speichern. Dadurch gehen sie nicht verloren, stören aber auch nicht den Flow des Workshops.
5. Fokussierungsfragen: Die einfache und entlarvende Frage: „Ist das wirklich Ihre wichtigste Herausforderung bei diesem Thema?“ kann Stellvertreterdiskussionen beenden.
6. Faktenbasierte Diskussion: Lenken Sie den Fokus auf Klärungsfragen (Wieso ist das für Sie wichtig?), Faktenfragen (Wie viele Fahrräder stehen täglich vor der Tür?) und Erfahrungsfragen (Haben Sie Erfahrungen mit so einem Vorgehen?) - und weniger auf Meinungsfragen.
7. Perspektivwechsel und Rollenspiele: Wenn Teilnehmer durch Fokus auf Nebensächlichkeiten den Workshop stören, können Sie durch bestimmte Tools versuchen, diese Situation offenzulegen, beispielsweise durch einen Perspektivwechsel oder ein kleines Rollenspiel.
8. Schnelle Erfolge bei trivialen Problemen: Bei trivialen Problemen, bei denen jeder mitreden kann, geht es immer auch um schnelle Erfolge: „Seht her, mir habt Ihr es zu verdanken, dass hier in der Küche jetzt ein Kaffeevollautomat steht.“ Mit dem Auftraggeber können im Vorfeld solche Trivialitäten besprochen werden, um auf Seiten der Teilnehmer schnelle Erfolge zu erzielen und die Gruppe wieder auf die vermeintlich wichtigen Dinge zu konzentrieren.

Weitere Gesetze von Parkinson

Neben dem Gesetz der Trivialität hat Parkinson noch weitere Gesetze formuliert, die Einblicke in die Funktionsweise von Organisationen geben:

• Parkinsons erstes Gesetz: „Arbeit dehnt sich in genau dem Maße aus, wie Zeit zu ihrer Erledigung zur Verfügung steht.“
• Ineffizienz-Koeffizient: Ab einer Mitgliederanzahl von 21 Personen ist jedes Gremium zur Entscheidungslosigkeit verdammt.
• Jeder Angestellte wünscht, die Zahl seiner Untergebenen, nicht jedoch die Zahl seiner Rivalen zu vergrößern.
• Angestellte schaffen sich selbst Arbeit.

Praktische Tipps zur Anwendung des Parkinsonschen Gesetzes

Das Parkinsonsche Gesetz lässt sich nicht nur vermeiden, sondern auch nutzen, um die Effizienz zu steigern:

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• Knappe Zeitlimits setzen: Überlegen Sie sich, wie viel Zeit Sie realistisch für eine Aufgabe benötigen, und setzen Sie von Anfang an knappe Zeitlimits. Ein kleiner Zeitpuffer ist in Ordnung, aber vermeiden Sie es, zu viel Zeit einzuplanen.
• Zwischenziele setzen: Setzen Sie sich mehrere Zwischenziele, um zu vermeiden, dass Sie alles bis zum Ende aufschieben. Legen Sie die Etappen dafür in regelmäßige Abschnitte für den gesamten Zeitraum.
• Timeboxing: Definieren Sie für regelmäßige Aufgaben, To-Dos oder Projekte klar definierte und feste Zeitfenster („time boxes“), um Ihre Arbeitszeit zu strukturieren.
• Pomodoro-Technik: Wechseln Sie Phasen konzentrierter Arbeit (25 Minuten) mit regelmäßigen Pausen (5 Minuten) ab, um produktiver zu werden.
• Aufgabenlast erhöhen: Statt die Zeit knapper zu gestalten, können Sie die Aufgabenlast erhöhen, um effizienter zu arbeiten.

Kritische Betrachtung

Obwohl das Parkinsonsche Gesetz ein populäres Prinzip ist, ist es auch kontrovers diskutiert. Die ursprüngliche Kritik zielt vor allem auf die überbordende Bürokratie und das unkontrollierte Wachstum von Verwaltungsapparaten. Bei komplexen oder kreativen Aufgaben ist ausreichende Zeit notwendig, um Qualität und Innovationen zu fördern. Zeitdruck kann dabei eher kontraproduktiv bis schädlich sein. Nicht alle Aufgaben lassen sich durch feste Zeitvorgaben beschleunigen, da viele Prozesse von externen Faktoren abhängen. Enge Zeitvorgaben können auch die Zusammenarbeit im Team belasten. Das Parkinsonsche Gesetz basiert auf Alltagsbeobachtungen, wurde aber nie empirisch belegt.

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