Parkinsons Gesetz, formuliert vom britischen Historiker Cyril Northcote Parkinson, beschreibt die Tendenz, dass sich Arbeit in dem Maße ausdehnt, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht. Ursprünglich eine Satire auf den britischen Verwaltungsapparat der 1950er Jahre, hat dieses Prinzip bis heute seine Gültigkeit und Anwendbarkeit bewahrt. Es betrifft nicht nur die Arbeitswelt, sondern auch unser Privatleben.
Was ist Parkinsons Gesetz?
Parkinsons Gesetz besagt, dass die für eine Aufgabe benötigte Zeit sich immer an die zur Verfügung stehende Zeit anpasst. Das bedeutet, wenn Sie sich für eine Aufgabe drei Stunden Zeit geben, werden Sie diese drei Stunden auch ausfüllen, selbst wenn die Aufgabe in einer Stunde erledigt sein könnte. Dies liegt daran, dass wir dazu neigen, Aufgaben aufzuschieben, zu perfektionieren oder unnötig in die Länge zu ziehen, wenn wir keine klaren Grenzen setzen.
Parkinson beobachtete in den 1950er Jahren, dass Bürokraten ihre Arbeit oft unnötig in die Länge ziehen, um beschäftigt zu wirken. Er stellte fest, dass die Anzahl der Angestellten im öffentlichen Dienst in einem bestimmten Rhythmus zunimmt, unabhängig vom tatsächlichen Arbeitsumfang. Dies führte zu der Erkenntnis, dass Angestellte sich selbst Arbeit schaffen und die Anzahl ihrer Untergebenen vergrößern möchten, nicht aber die Anzahl ihrer Rivalen.
Ein anschauliches Beispiel für Parkinsons Gesetz ist die Geschichte einer älteren Dame, die einen ganzen Tag benötigt, um eine Postkarte zu verschicken. Sie verbringt Stunden damit, die richtige Karte zu finden, ihre Brille zu suchen und den Text zu verfassen, obwohl die eigentliche Aufgabe viel schneller erledigt sein könnte.
Die Auswirkungen von Parkinsons Gesetz
Parkinsons Gesetz kann sich negativ auf unsere Produktivität, Effizienz und unser Zeitmanagement auswirken. Es kann zu folgenden Problemen führen:
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- Prokrastination: Wir schieben Aufgaben vor uns her, wenn die Deadline noch weit entfernt ist.
- Ineffiziente Nutzung der Zeit: Wir verbringen mehr Zeit mit Aufgaben als nötig, weil wir uns keine klaren Grenzen setzen.
- Perfektionismus: Wir versuchen, Aufgaben bis zur Perfektion zu erledigen, was zu unnötigem Zeitaufwand führt.
- Aufgeblähte Projekte: Teams neigen dazu, Projekte in die Länge zu ziehen, wenn zu viel Zeit dafür veranschlagt wird.
- Zunahme von Meetings: Weniger Zeitdruck führt häufig zu einem Anstieg an Meetings, die oft ineffizient sind.
Wie man Parkinsons Gesetz überwindet
Obwohl Parkinsons Gesetz eine Herausforderung darstellt, gibt es verschiedene Strategien, um es zu überwinden und die eigene Zeit besser zu nutzen.
1. Strategische Aufgabenplanung
Eine strategische Planung der Arbeit hilft, Dinge weniger aufzuschieben und effizienter zu arbeiten. Ein gezielter Plan ermöglicht es, die Zeit besser einzuteilen, die Dauer von Aufgaben einzuschätzen und diese entsprechend einzuplanen. Ein solcher Plan sollte folgende Punkte umfassen:
- SMART-Ziele
- Eine Liste an Aufgaben und Maßnahmen
- Einen Zeitplan für die Fertigstellung
- Die erforderlichen Ressourcen
- Konkrete Daten, an denen der Fortschritt überprüft wird
2. Eigene Fristen setzen
Anstatt sich zu fragen, wie viel Zeit man zur Verfügung hat, sollte man sich überlegen, wie viel Zeit man realistisch für die jeweilige Aufgabe benötigt, und dementsprechend eigene Fristen setzen. Um die benötigte Zeit zu ermitteln, sollte man die Projektanforderungen verstehen, Tätigkeiten und Aufgaben nach Prioritäten ordnen, entscheiden, wer eingebunden werden soll, und Zeiteinschätzungen vornehmen.
3. Timeboxing
Timeboxing ist eine Strategie für produktives Arbeiten, bei der man sich das Ziel setzt, eine Aufgabe innerhalb einer bestimmten Zeitspanne zu erledigen. Wer vor der Ausführung einer Aufgabe plant, wie lange diese dauern soll, geht bewusster mit seiner Arbeit um. Mit Timeboxing können einzelne Aufgaben geplant, Teams bei der Organisation unterstützt oder Besprechungen effektiver gestaltet werden.
4. Die Pomodoro-Technik
Die Pomodoro-Technik ist eine Zeitmanagement-Methode, die Phasen konzentrierter Tätigkeit im Wechsel mit häufigen kurzen Pausen einsetzt, um die Produktivität zu steigern und die geistige Ermüdung zu verringern. Bei dieser Methode kommen 25-minütige Arbeitsphasen und fünfminütige Pausen zum Einsatz, um die Konzentration zu optimieren. Die Pomodoro-Methode umfasst folgende Schritte:
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- Erstellen einer nach Dringlichkeit geordneten Aufgabenliste
- Einen Timer auf 25 Minuten einstellen
- Den vorgegebenen Zeitrahmen einhalten
- Fünf Minuten Pause machen
- Nach 4 Pomodoros eine 15-30-minütige Pause einlegen
5. Aufgabenmanagement-Tools
Aufgabenmanagement-Tools helfen, den Arbeitstag perfekt zu organisieren, Termine zu planen und sicherzustellen, dass man genug Zeit hat, um dabei Schwerpunkte zu setzen. Man kann auch To-Do-Listen erstellen und so bei Projekten auf dem Laufenden bleiben, sei es bei der Zusammenarbeit im Team oder bei persönlichen Projekten.
Weitere Tipps zur Überwindung von Parkinsons Gesetz
- Teilen Sie Aufgaben in kleinere Blöcke auf: Geben Sie sich für jeden Block ein spezifisches, knappes Zeitfenster.
- Erledigen Sie kleinere Aufgaben sofort: Aufgaben, die sich in weniger als vier Minuten erledigen lassen, sollten direkt angegangen werden.
- Setzen Sie sich bewusst kürzere Deadlines: Bleiben Sie bei diesen Fristen.
- Fügen Sie Pufferzeiten am Ende hinzu: Planen Sie Aufgaben nicht von Anfang an großzügig, sondern fügen Sie lieber am Ende Pufferzeiten hinzu.
- Begrenzen Sie Meetings: Reduzieren Sie die Anzahl der Meetings und fokussieren Sie sich auf Ergebnisorientierung.
- Erhöhen Sie die Verbindlichkeit: Machen Sie einen Termin mit anderen Menschen oder erhöhen Sie die Verbindlichkeit des Fertigwerden-Wollens durch einen anderen Pflichttermin.
Beispiele für das Parkinsonsche Gesetz und Lösungen
Das Parkinsonsche Gesetz findet sich in fast allen Bereichen des Lebens. Hier sind einige Beispiele und mögliche Lösungen:
- Marketingpräsentation: Ein Marketingmanager hat einen Monat Zeit, um eine Präsentation für einen neuen Kunden zu erstellen. Er schiebt die Aufgabe vor sich her oder fügt unnötige Details hinzu, bis der gesamte Zeitrahmen ausgeschöpft ist. Lösung: Das Marketingteam berät sich gemeinsam und schätzt die Dauer des Projekts realistisch ein, anstatt willkürlich eine Frist zu setzen.
- Design-Lookbook: Ein Grafiker muss innerhalb von zwei Wochen ein Lookbook erstellen und arbeitet bis zur Perfektion an dem Projekt weiter. Lösung: Der Kunde wird frühzeitig in den Entwurfsprozess einbezogen, um unnötigen Zeitaufwand zu vermeiden.
- Die 40-Stunden-Woche: Unternehmen arbeiten nach dem Modell der 40-Stunden-Woche, obwohl das Arbeitspensum je nach Stelle variiert. Lösung: Konzentrieren Sie sich auf effektive Arbeit und nicht auf die Zeit, die Sie mit Arbeiten verbringen, und nutzen Sie beispielsweise das Pareto-Prinzip.
Die Kehrseite des Parkinsonschen Gesetzes
Das Parkinsonsche Gesetz ist nicht für alle Aufgaben und Lebenslagen geeignet. Kreativität braucht Raum und Zeitdruck kann Innovationen behindern. Manche Aufgaben hängen von externen Faktoren ab, die man nicht beeinflussen kann. Was für eine Person funktioniert, kann im Team Druck erzeugen. Zudem ist das Parkinsonsche Gesetz keine wissenschaftlich belegte Wahrheit, sondern beruht auf Beobachtungen.
Fazit
Parkinsons Gesetz ist ein nützliches Prinzip, um fokussierter zu arbeiten und die eigene Zeit besser zu nutzen. Indem man sich der Tendenz bewusst wird, Aufgaben unnötig in die Länge zu ziehen, und Strategien anwendet, um diese Tendenz zu überwinden, kann man die eigene Produktivität und Effizienz steigern. Es ist jedoch wichtig, die Kehrseite des Gesetzes zu berücksichtigen und es nicht um jeden Preis anzuwenden.
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