Das Parkinsonsche Gesetz: Definition, Anwendung und Überwindung

Das Parkinsonsche Gesetz, formuliert vom britischen Historiker Cyril Northcote Parkinson, beschreibt das Phänomen, dass sich Arbeit in dem Maße ausdehnt, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht. Dieses Prinzip, ursprünglich eine satirische Kritik an der britischen Bürokratie, findet heute in vielen Lebensbereichen Anwendung und bietet wertvolle Einsichten für ein effektiveres Zeit- und Selbstmanagement.

Was ist das Parkinsonsche Gesetz?

"Arbeit dehnt sich wie Gummi, um die Zeit auszufüllen, die für sie zur Verfügung steht", so lautet die Kernaussage des Parkinsonschen Gesetzes. Vereinfacht gesagt bedeutet dies, dass eine Aufgabe tendenziell länger dauert, wenn mehr Zeit für sie eingeplant wird - unabhängig von ihrer tatsächlichen Komplexität. Wenn Ihnen 60 Minuten für eine Aufgabe zur Verfügung stehen, werden Sie vermutlich auch 60 Minuten dafür benötigen, selbst wenn sie in kürzerer Zeit erledigt werden könnte. Es fehlt der Anreiz, die Aufgabe schneller zu erledigen.

Ursprung und Hintergrund

Cyril Northcote Parkinson, Doktor der Philosophie und Autor von 60 Büchern, veröffentlichte sein bekanntestes Werk, "Parkinson’s Law", im Jahr 1955. Seine Kritik zielte auf die ausufernde britische Verwaltung und Bürokratie, insbesondere in der Marine, ab. Parkinson beobachtete, dass das Verhältnis der Admirale zur Flottenstärke innerhalb von 14 Jahren in ein Ungleichgewicht geraten war: viele Chefs, wenige Angestellte und ein Produktivitätsstau. Je mehr delegiert wurde, desto länger dauerte die Erledigung der Aufgaben. Die Arbeit dehnte sich aus, je mehr Menschen daran beteiligt waren, obwohl sie auch viel schneller erledigt werden könnte.

Als Beispiel diente der Versand einer Postkarte. Parkinson schilderte, wie eine ältere Dame einen halben Tag damit verbringen könnte: Zunächst sucht sie eine passende Karte aus und kauft sie, dann sucht sie die Adresse heraus, formuliert den Text, und überlegt schließlich noch, ob sie einen Schirm für den Weg zum Briefkasten mitnehmen sollte. Ein vielbeschäftigter Geschäftsmann hingegen, der eine lange To-do-Liste abarbeiten muss, erledigt dieselbe Aufgabe in gerade einmal fünf Minuten - mehr Zeit hat er schlichtweg nicht dafür.

Weitere Lehrsätze von Parkinson

Neben dem bekannten Parkinsonschen Gesetz hat der Marinehistoriker noch zwei weitere Lehrsätze entwickelt, die ebenfalls aufschlussreich sind:

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1. Jeder Angestellte wünscht, die Zahl seiner Untergebenen, nicht jedoch die Zahl seiner Rivalen zu vergrößern.
2. Angestellte schaffen sich selbst Arbeit.

Parkinson verweist auf die britische Verwaltung im Kolonialministerium, wo er feststellte, dass die Anzahl der Beamten stark zunahm, und zwar um etwa 5% bis 6% pro Jahr. So wurden neue Leute angestellt, nur damit die Beamten mehr Untergebene hatten.

Beispiele für das Parkinsonsche Gesetz im Alltag

Das Parkinsonsche Gesetz betrifft uns alle und ist in vielen Bereichen unseres Lebens zu beobachten. Hier sind einige Beispiele:

• Arbeitsalltag: Ein Start-up plant, ein neues Produkt in drei Monaten auf den Markt zu bringen. Ohne klare Zwischenziele verzögert sich die Entwicklung, weil sich die Arbeit ausdehnt. Eine Geschäftsführerin plant ein wöchentliches Teammeeting und setzt dafür zwei Stunden an. Das Ergebnis: Diskussionen ziehen sich hin, selbst bei weniger wichtigen Themen. Ein kleiner Betrieb bearbeitet Kundenanfragen ohne feste Vorgaben, was zu Verzögerungen führt, da sich Aufgaben oft in die Länge ziehen.
• Marketingpräsentation: Ein Marketingmanager hat einen Monat Zeit, um eine Präsentation für einen neuen Kunden zusammenzustellen. Da er noch andere Aufgaben zu erledigen hat, schiebt er die Präsentation vor sich her und bemüht sich in letzter Minute, sie fertigzustellen. Oder er nimmt sich einen ganzen Monat Zeit, um in aller Ruhe daran zu arbeiten, und fügt immer weitere Details hinzu, bis der Abgabetermin näher rückt.
• Design-Lookbook: Ein Grafiker muss innerhalb von zwei Wochen ein Lookbook erstellen. Er arbeitet bis zur letzten Minute an dem Projekt weiter, um es bis zur absoluten Perfektion zu verbessern.
• Studium: Schüler und Studenten erledigen ihre Hausarbeiten und Klausurvorbereitungen auf die letzte Minute, obwohl sie im Vorfeld jede Menge Zeit dafür hatten. Viele Universitäten nehmen Bachelor- und Masterarbeiten auch noch bis Mitternacht des Stichtages an. Die Studierenden verwenden die ihnen zur Verfügung stehende Zeit oft dafür, die Texte endlos nochmals durchzugehen, um auch den letzten Rechtschreibfehler zu finden.
• Die 40-Stunden-Woche: Die meisten Unternehmen arbeiten nach dem Modell der 40-Stunden-Woche, obwohl die Arbeitslast nicht jeden Tag gleich hoch ist. Mitarbeiter arbeiten immer gleich lange - egal, ob viel zu tun ist oder nicht.

Warum dehnt sich die Arbeit aus?

Studien legen nahe, dass die meisten Menschen die Tendenz haben, bei einer Aufgabenstellung den gesamten Zeitrahmen auszunutzen und nicht bedenken, welcher Zeitaufwand tatsächlich zur Erfüllung der bestimmten Aufgabe erforderlich ist. Diese Denkweise führt zu Zeitverschwendung und ineffizienten Arbeitsabläufen. Menschen haben oft das Gefühl, die gesamte ihnen zur Verfügung stehende Zeit ausnutzen zu müssen, selbst wenn die eigentliche Aufgabe wesentlich weniger Zeit in Anspruch nimmt.

Weitere Gründe für die Ausdehnung von Arbeit sind:

• Prokrastination: Wenn die Deadline noch weit entfernt ist, neigen wir dazu, die Aufgabe vor uns her zu schieben, statt sie direkt anzugehen.
• Perfektionismus: Wir wollen alles perfekt machen und verwenden unnötig viel Zeit auf Details.
• Mangelnde Motivation: Wir haben keine Lust auf die Aufgabe und ziehen die Erledigung unnötig in die Länge.
• Das Gefühl, beschäftigt wirken zu müssen: Wer zu schnell fertig ist, hat möglicherweise schlecht und nur oberflächlich gearbeitet.

Wie lässt sich das Parkinsonsche Gesetz überwinden?

Mit bestimmten Strategien können Sie das Parkinsonsche Gesetz aushebeln und Ihre Zeit besser nutzen. Wenn es Ihnen gelingt, den Zeitaufwand für Ihre Aufgaben nicht unnötig auszudehnen, können Sie Aufgaben schneller erledigen und die eingesparte Zeit für sinnvolle Dinge nutzen.

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1. Strategische Aufgabenplanung: Wer seine Arbeit im Vorfeld strategisch plant, neigt weniger dazu, Dinge aufzuschieben und arbeitet effizient. Mit einem gezielten Plan können Sie Ihre Zeit besser einteilen, einschätzen, wie lange Aufgaben dauern werden, und diese entsprechend einplanen. Ihr Plan sollte SMART-Ziele, eine Liste an Aufgaben und Maßnahmen, einen Zeitplan für die Fertigstellung, die erforderlichen Ressourcen und konkrete Daten zur Fortschrittüberprüfung umfassen.
2. Eigene Fristen setzen: Anstatt sich zu fragen: „Wie viel Zeit habe ich denn?“, sollten Sie sich überlegen, wie viel Zeit Sie nach realistischen Gesichtspunkten für die jeweilige Aufgabe benötigen, und dementsprechend eigene Fristen setzen. Ermitteln Sie zunächst die Zeit, die Sie für eine Aufgabe benötigen: Die Projektanforderungen verstehen, Tätigkeiten und Aufgaben nach Prioritäten ordnen, entscheiden, wer eingebunden werden soll, und Zeiteinschätzungen vornehmen.
3. Timeboxing: Timeboxing ist eine Strategie für produktives Arbeiten, die Ihnen helfen kann, das Parkinsonsche Gesetz zu bekämpfen, wieder produktiver zu arbeiten und sich auf die Arbeit zu konzentrieren, die wirklich wichtig ist. Beim Timeboxing setzt man sich das Ziel, eine Aufgabe innerhalb einer bestimmten Zeitspanne, wie etwa einem halben Tag, zu erledigen. Wer vor der Ausführung einer Aufgabe plant, wie lange diese dauern soll, geht bewusster mit seiner Arbeit um.
4. Die Pomodoro-Technik: Ähnlich wie Timeboxing setzt die Pomodoro-Technik Phasen konzentrierter Tätigkeit im Wechsel mit häufigen kurzen Pausen ein, um die Produktivität zu steigern und die geistige Ermüdung zu verringern. Bei dieser Methode kommen 25-minütige Arbeitsphasen und fünfminütige Pausen zum Einsatz, um die Konzentration zu optimieren.
5. Aufgabenmanagement-Tools: Mithilfe eines Aufgabenmanagement-Tools können Sie Ihren Arbeitstag perfekt organisieren, Ihre Termine planen und sicherstellen, dass Sie genug Zeit haben, um dabei Schwerpunkte zu setzen. Sie können auch To-Do-Listen erstellen und so bei Projekten auf dem Laufenden bleiben, sei es bei der Zusammenarbeit im Team oder bei persönlichen Projekten.
6. Zwischenziele definieren: Sie können das Parkinsonsche Gesetz austricksen, indem Sie sich mehrere Zwischenziele setzen. So ist es unmöglich, dass Sie alles bis zum Ende aufschieben und erst dann loslegen. Legen Sie die Etappen dafür in regelmäßige Abschnitte für den gesamten Zeitraum. Haben Sie die ganze Woche Zeit, sollten Sie zum Beispiel festlegen, was Sie am Ende des Tages erreicht haben müssen. Hierbei hilft es zudem, wenn Sie für sich eine klare Strategie verfolgen und vorab einen genauen Plan erstellen - zum Beispiel nach der SMART-Methode. Planen Sie Aufgaben zeitlich bindend.
7. Aufgabenlast erhöhen: Statt die Zeit knapper zu gestalten, können Sie die Aufgabenlast erhöhen. Das Parkinsonsche Gesetz ist zwar ein populäres, aber auch kontrovers diskutiertes Zeitmanagement-Pronzip.
8. Prämien für schnelles Arbeiten anbieten: Auf diese Weise motivierst du deine Mitarbeiter dazu, ihre Aufgaben mit hoher Produktivität auszuführen und findest so heraus, wo die minimale Arbeitszeit für bestimmte Aufgaben liegt. Je nach Beschäftigungsverhältnis kannst du auch ein Lohnsystem einführen, das nicht auf einem Stundenlohn, sondern auf leistungsbasierten Zahlungen beruht.

Grenzen des Parkinsonschen Gesetzes

So einleuchtend das Parkinsonsche Gesetz auch ist, es hat thematische Grenzen.

• Kreativität braucht Raum: Wenn Du neue Ideen entwickelst oder etwas gestaltest, ist Zeitdruck eher der Tod als der Turbo. Innovation entsteht nicht zwischen Timer und To-do-Liste - da braucht es manchmal Umwege, Pausen und Stille.
• Nicht alles geht schneller - nur weil du willst: Manche Aufgaben hängen von Tools, Wissen oder Ressourcen ab, die Du eben nicht aus dem Hut zaubern kannst. Du kannst noch so effizient sein - wenn du auf Rückmeldungen wartest, Genehmigungen brauchst oder Lieferungen ausstehen, bringt Dein Zeitrahmen genau gar nichts.
• Teams ticken anders: Was für Dich klappt, kann im Team Druck erzeugen.
• Wissenschaftliche Grundlage: Parkinsons Gesetz ist ein geniales Alltagsprinzip, aber keine wissenschaftlich belegte Wahrheit. Es beruht auf Beobachtung - nicht auf Studien.

Bei komplexen oder kreativen Aufgaben ist ausreichende Zeit notwendig, um Qualität und Innovationen zu fördern. Zeitdruck wird dabei eher kontraproduktiv bis schädlich. Nicht alle Aufgaben lassen sich durch feste Zeitvorgaben beschleunigen. Viele Prozesse hängen von externen Faktoren ab - zum Beispiel Genehmigungen, Lieferanten, Partnern. Enge Zeitvorgaben können die Zusammenarbeit im Team belasten.

Das Parkinsonsche Gesetz und andere Zeitmanagement-Methoden

Das Konzept des Parkinsonschen Gesetzes ist eng mit anderen bewährten Zeitmanagementmethoden verwandt, die ebenfalls darauf abzielen, Zeitfresser zu eliminieren:

• Pareto-Prinzip (80/20-Regel): Dieses Prinzip verdeutlicht, dass ein kleiner Anteil von Tätigkeiten oder Ressourcen oft einen Großteil des Erfolgs ausmacht. Konzentrieren Sie sich auf die 20% der Aufgaben, die 80% der Ergebnisse bringen.
• ALPEN-Methode: Die ALPEN-Methode unterstützt dich dabei, die Schritte zur Aufgabenerfüllung effizient zu planen, von der Aufgabenliste bis zur Prioritätensetzung.
• Eisenhower-Prinzip: Dieses Prinzip hilft Ihnen, Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit zu kategorisieren.
• Time Blocking: Eine Zeitmanagement-Methode, bei der der Tag in feste Zeitblöcke unterteilt wird, die jeweils einer bestimmten Aufgabe oder Kategorie von Aufgaben gewidmet sind.
• 4-Tage-Woche: Ein Arbeitszeitmodell, bei dem die Mitarbeiter ihre wöchentliche Arbeitszeit auf vier Tage verteilen, anstatt an fünf Tagen zu arbeiten.

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