In der heutigen Zeit sind wir einer ständigen Flut von Informationen ausgesetzt. Das Gefühl, nie genug zu wissen und von Daten überfordert zu sein, ist weit verbreitet. Tiago Forte, ein anerkannter Produktivitätsexperte, zeigt in seinem Buch, wie man ein persönliches System des digitalen Wissensmanagements, ein sogenanntes "zweites Gehirn", erstellen kann, um dieses Problem zu bewältigen.
Die CODE-Methode: Ein Schlüssel zum digitalen Wissensmanagement
Forte stellt eine 4-Schritte-Methode vor, die als CODE-Konzept bekannt ist:
- Collect (Erfassen): Sammeln Sie Informationen, die für Sie wichtig erscheinen.
- Organize (Organisieren): Organisieren Sie die gesammelten Informationen, um sie für die Umsetzung zu speichern.
- Distill (Zusammenfassen): Fassen Sie die Informationen zusammen, um die Essenz zu extrahieren.
- Express (Ausdrücken): Kombinieren, drücken Sie sich aus und präsentieren Sie Ihre Erkenntnisse.
Erfassen und Organisieren von Informationen
Die ersten beiden Schritte konzentrieren sich auf das Erfassen und Organisieren von Informationen. Das Aufschreiben von Informationen entlastet unser Gehirn. Ein Notizbuch oder eine App wie Todoist sind dafür ausreichend.
Notizen sind zunächst wie Rohmaterial und müssen verfeinert werden, um wertvolles Wissen zu werden. Das Erfassen und Organisieren sollten getrennt erfolgen, um Informationen schnell zu speichern und die Verfeinerung auf später zu verschieben.
Die erfassten Daten sollten an einem definierten Ort gespeichert werden, der regelmäßig aufgeräumt und sortiert wird. Forte empfiehlt die Sortierung nach Projekten mithilfe des PARA-Systems. In den jeweiligen Projektordnern werden dann alle Arten von Informationen abgelegt.
Lesen Sie auch: Gehirnnutzung entmystifiziert: Was die Wissenschaft sagt
Zusammenfassen und Nutzen der Informationen
Die nächsten Schritte arbeiten mit den erfassten Daten. Diese werden auf die Kernaussagen reduziert, um sie zugänglich zu machen. Es ist wichtig, den Umfang zu begrenzen und die wichtigsten Teile eines Projekts zu priorisieren. Durch das Weglassen oder Verschieben unwichtiger Elemente kann man Fortschritte erzielen, auch wenn die Zeit knapp ist.
Forte betont, dass es beim Aufbau eines zweiten Gehirns nicht nur um die Einführung eines neuen Tools geht, sondern um ein dynamisches und flexibles System, das es ermöglicht, jederzeit auf die benötigten Informationen zuzugreifen.
Kapitel 1: Wie alles anfing
Tiago Forte teilt seine persönliche Geschichte, wie er zur Entwicklung seines Systems gelangte. Er erlitt gesundheitliche Probleme, die seine Fähigkeit zu sprechen und sich zu erinnern beeinträchtigten. Er begann, seine Erfahrungen und Erkenntnisse aufzuschreiben, was ihm half, seine Situation besser zu verstehen und Lösungen zu finden.
Forte erkannte, dass das Aufzeichnen von Informationen ihm ermöglichte, sich von den Details seines Zustands zu lösen und seine Situation aus einer anderen Perspektive zu betrachten. Er begann, Technologie zu nutzen, um seine Informationen zu kanalisieren und sie in praktische Lösungen umzuwandeln. Er integrierte digitale Notizen in andere Bereiche seines Lebens und schloss sein Studium mit Auszeichnung ab.
Nach seinem Studium trat Forte dem Peace Corps bei und unterrichtete Englisch in der Ukraine. Dort nutzte er sein Notizsystem, um Lehrmaterialien zu erstellen und seinen Schülern beizubringen, wie man produktiv ist. Nach seiner Rückkehr in die USA arbeitete er als Analyst und nutzte sein System, um in seinem anspruchsvollen Job erfolgreich zu sein.
Lesen Sie auch: Studien zur Delfin-Gehirnnutzung
Das PARA-System: Projekte, Bereiche, Ressourcen, Archiv
Das PARA-System ist ein Organisationsrahmen, der dazu dient, Informationen in vier Hauptkategorien zu strukturieren:
- Projekte: Umfassen Aufgaben mit einem Ziel und einer Deadline (z. B. "Angebot für Müller GmbH").
- Bereiche: Laufende Verantwortungsbereiche (z. B. "Marketing", "Steuern").
- Ressourcen: Nützliche Inhalte ohne konkreten Anlass (z. B. Artikel, Anleitungen).
- Archiv: Abgeschlossene Projekte und inaktive Bereiche.
Anwendungsbeispiele für ein Zweites Gehirn
- Content aus dem Archiv statt Neuanfang: Ein Handwerksbetrieb plant einen Social-Media-Post zum Thema Mitarbeitersuche und kann auf bereits vorhandene Inhalte im Archiv zurückgreifen.
- Einarbeitung neuer Mitarbeitender in Rekordzeit: Ein kleiner IT-Dienstleister hat sein internes Wissen (z. B. Checklisten, Standardantworten, FAQ) im Bereich "A - Areas > Support" abgelegt und kann es zur schnellen Einarbeitung neuer Mitarbeiter nutzen.
Lesen Sie auch: Wahrheit über die Gehirnnutzung