Umgang mit schwierigen Kollegen: Tipps für ein harmonisches Arbeitsumfeld

Ein miesgelaunter Büronachbar, eine cholerische Chefin oder ein manipulativer Kollege - die Realität am Arbeitsplatz ist oft herausfordernd. Manchmal sind die Belastungen so groß, dass sie uns bis in den Feierabend verfolgen oder sogar den Schlaf rauben. Doch es gibt Strategien, um auch mit unliebsamen Kollegen zurechtzukommen und die Freude an der Arbeit zu bewahren.

Die Realität schwieriger Kollegen

Kollegen sind wie Familie: Man kann sie sich nicht aussuchen. Schwierige Kollegen gibt es in fast jedem Team, und es ist unrealistisch, ständig den Job zu wechseln, wenn ein Büronachbar einem auf die Nerven geht. Die Erkenntnis ist zwar nicht leicht, aber es gilt: Man wird mit schwierigen Kollegen zusammenarbeiten müssen. Wo Arbeitsweisen und Persönlichkeiten aufeinanderprallen, kann man nicht mit jedem gut auskommen.

Leider gibt es schwierige Kollegen in unzähligen Variationen. Jede davon frustriert auf ihre eigene Weise und treibt einen an den Rand der Verzweiflung. Einige Beispiele für schwierige Kollegentypen sind:

• Der Laute: Dieser Kollege macht schnell auf sich aufmerksam und ist besonders leicht zu identifizieren, denn er ist einfach laut. Egal ob er telefoniert, auf der Tastatur tippt, Dokumente einsortiert oder scheinbar nichts macht - um ihn herum herrscht immer ein hohes Lautstärkeniveau. Für andere Mitarbeiter sind die permanenten Hintergrundgeräusche eine große Frustrationsquelle.
• Der Unzuverlässige: Ein typischer Satz dieses schwierigen Kollegen: „Na klar, ich kümmer mich darum…“ Klingt gut, ist es aber leider nicht. Das Versprochene wird nicht erledigt, und am Ende muss man sich doch selbst darum kümmern. Das ist nicht nur nervig, sondern ungemein stressig, weil man sich auf die Zusage verlassen hat.
• Der Mobber: Er lästert, intrigiert, beleidigt, erzählt Lügen und schließt andere gezielt aus. Mobber sind eine besonders gefährliche Form von schwierigen Kollegen, aber leider trotzdem Realität - und verbreiteter, als viele glauben.
• Der Perfektionist: Nichts ist gut genug, immer hat er noch was zu meckern, und man kann es ihm niemals recht machen. Perfektionisten können das gesamte Team auf Trab halten. Bei jeder Aufgabe wollen sie noch etwas nachbessern, kritisieren jede Umsetzung und halten den anderen Vorträge zu Fehlern und Verantwortlichkeiten.
• Der Hilflose: Natürlich gehört Hilfsbereitschaft im Job zum guten Ton, und kaum jemand sagt Nein, wenn jemand eine Frage hat oder Unterstützung bei einer Aufgabe braucht. Manche Kollegen übertreiben es mit ihrer Hilflosigkeit aber auch. Sie können kein Projekt alleine bewältigen, haben mit einfachsten Dingen Probleme und sind bei alltäglichen To-dos auf Hilfe angewiesen.
• Der Schleimer: Diesen Typen findet man immer in der Nähe vom Chef. Der Schleimer bedankt sich für das tolle Meeting, lobt die Innovationen, die der Chef durchgesetzt hat, bietet an, eine Präsentation für den Chef zu erstellen oder eine zusätzliche Aufgabe zu übernehmen, um den Vorgesetzten zu entlasten. Schleimer mag niemand, doch gibt es sie überall.
• Der Choleriker: Kleines Problem, und schon geht der Choleriker an die Decke, schreit im Büro herum und hat sich nicht mehr im Griff. Ausraster und Wutanfälle sind seine Markenzeichen.
• Der Besserwisser: Er hat zu jedem Thema etwas zu sagen, hat garantiert noch zwei oder drei Dinge anzumerken und gibt am liebsten ungefragt seinen Senf zu einer Diskussion dazu. Zu jeder Idee hat dieser schwierige Kollegentyp noch einen Verbesserungsvorschlag. Der Besserwisser ist überzeugt, schlauer und kompetenter als alle anderen zu sein.
• Der Nutznießer: Das besondere Talent dieses schwierigen Kollegen: Er schafft es immer, das Lob und die Anerkennung für eine Leistung zu erhalten, mit der er fast gar nichts zu tun hatte. Bei Teamprojekten wird er vom Chef namentlich erwähnt, bei Präsentationen steht er im Vordergrund, und bei Ideen steht er als kreativer Kopf im Zentrum.
• Der Egoist: Teamplayer werden in der Berufswelt großgeschrieben. Manch einer ist aber zu Teamarbeit schier unfähig. Statt gemeinsam Ziele zu erreichen, macht dieser Kollegentyp sein eigenes Ding. Egoisten sehen nur sich selbst, kennen nur den Alleingang und suchen stets den eigenen Vorteil.

Strategien für den Umgang mit schwierigen Kollegen

In jedem Fall sind schwierige Kollegen eine Herausforderung - diese lässt sich aber meistern. Hier sind einige Tipps, die helfen können:

1. Bei sich bleiben

Wir können andere Menschen nicht so einfach verändern. Es ist leichter, selbst etwas anders zu machen und damit vielleicht auch bei unseren Mitmenschen ein neues Verhalten anzuregen. Die Chancen stehen gut, dass Ihr Kollege beginnt, seine Anfragen zu bündeln und zu gewichten.

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2. Eigene Verzerrungen erkennen

Wir alle neigen zu verzerrten Wahrnehmungen, erst recht, wenn die Situation schon aufgeladen ist. Seine eigenen Wahrnehmungsfehler zu kennen, kann manchem Konflikt vorbeugen. Zwei Verzerrungen sind typisch.

• Verzerrung Nummer eins: Wir umgeben uns am liebsten mit Menschen, die gleiche Ansichten teilen und in einer ähnlichen Lebenssituation sind. Die Folge: Wer außerhalb dieser Blase agiert, wird von uns schnell kritisch beäugt. Wir wollen mit einer solchen Person, die uns eher fremd ist, von vornherein nicht so gern zusammenarbeiten.
• Verzerrung Nummer zwei: Haben wir jemand beispielsweise als sehr unhöflich abgestempelt, nehmen wir jegliches Verhalten dieses Menschen genau mit dieser Prämisse unter die Lupe und fühlen uns nur allzu oft bestätigt. Unsere Voreingenommenheit wird dann schnell zu einer selbsterfüllenden Prophezeiung, denn wir haben die Tendenz, alles, was die betreffende Person sagt oder tut, so zu werten, wie es in unsere bisherige Sicht auf die Dinge passt. Dadurch sehen wir zum Beispiel kalte Herablassung, wo andere nur professionelle Sachlichkeit sehen würden.

3. Perspektiven wechseln

Viele Missverständnisse entstehen, weil wir davon ausgehen, dass unser Gegenüber die Sachlage doch genauso sehen sollte wie wir selbst. Dabei gibt es in jedem einzelnen Moment unzählige Blickwinkel auf das Geschehen. Wie wir die Welt sehen, ist von unzähligen Faktoren abhängig, wie etwa unserem Alter, dem Geschlecht, der Persönlichkeit, der Berufserfahrung, der Position in der Firma oder auch vom täglichen Stresslevel. Es hilft daher, den eigenen Fokus stets zu hinterfragen - und zu akzeptieren, dass jemand anderes einen vermeintlich objektiven Umstand gänzlich abweichend beurteilt. Ab und zu mal den Blickwinkel einer anderen Person einzunehmen - oder es zumindest zu versuchen - kann schon einen Konflikt lösen oder zumindest den Weg zu einem Kompromiss ebnen.

4. Den Feierabend leben

Wenn am Arbeitsplatz emotionales Chaos herrscht, ist es wichtig, in der Freizeit die Zügel in die Hand zu nehmen. Die Kontrolle über Dinge im Privatleben zu haben, gleicht das Gefühl von Machtlosigkeit im konfliktreichen Arbeitsalltag aus. Den Abend sowie die Wochenenden so zu gestalten, wie sie einem guttun, ist dann essenziell. Ausreichend Schlaf, gesunde Ernährung, Sport und Bewegung zum Ausgleich, viel draußen sein, Freundinnen und Freunde treffen: Selbstfürsorge kann ein Bollwerk gegen zwischenmenschlichen Stress im Job sein.

5. Sich Luft machen

Während es wenig ratsam ist, am Arbeitsplatz über Zimmerpartnerinnen oder Führungskräfte zu lästern, kann es dennoch der Psychohygiene zugutekommen, einen Konflikt mit einer außenstehenden Person zu besprechen. Das senkt den Stresslevel. Geeignet sind dafür Menschen, denen man vertraut. Alternativ lässt sich auch in einem Tagebuch Dampf ablassen. Nur fünf Minuten, dann das Buch zuklappen und den akuten Frust damit beiseitelegen. In schwerer wiegenden Fällen kann es aber auch nötig sein, jemand aus der Führungsetage, aus dem Betriebsrat oder aus einer Ombudsstelle einzubeziehen, um in dem Konflikt zu vermitteln und zu helfen. An wen man damit herantritt, ist gut zu überlegen: Wer kann einem dabei helfen, wer ist bereit, etwas zu tun? Auch der Schritt selbst sollte gut vorbereitet, die Streitsituationen ausreichend dokumentiert sein. Empfehlenswert ist zudem, in dem Gespräch zu verdeutlichen, dass das Ziel der Initiative ist, die Zusammenarbeit mit der anderen Person zu verbessern, nicht sich über sie zu beschweren oder sie vor den Vorgesetzten oder den Kolleginnen und Kollegen anzuschwärzen.

6. Grenzen setzen

Ein wichtiger Selbstschutz ist, Grenzen zu setzen. Regt einen die Interaktion mit einer Mitarbeiterin zu sehr auf, kann es schon entlasten, die Zusammenarbeit so weit wie möglich zu reduzieren und die Kommunikation auf das Allerwichtigste zu begrenzen. Gibt es stets Probleme mit einem bestimmten Kunden, dann lohnt es sich vielleicht, darum zu bitten, diesen an jemand anders abgeben zu können. Manchmal ist man im Haus aufeinander angewiesen, doch die Konflikte sind trotz verschiedener Lösungsversuche zu zahlreich. In diesem Fall hilft vielleicht nur noch ein Teamwechsel.

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7. Die Reißleine ziehen

Manchmal kann eine belastende Konstellation am Arbeitsplatz so sehr aufrühren, dass sie einen auch nach Arbeitsschluss und über Tage und Wochen hinweg nicht loslässt. „Es geschieht schnell, dass man sich von einem Konflikt mit einer Kollegin, einem Kollegen mitreißen lässt und seine Zeit damit verbringt, nur noch daran zu denken“, sagt die Coachin Amy Gallo. Sie rät, bei all dem Tohuwabohu nicht den Fokus auf sich selbst, seine Gesundheit und auch seine Karriere zu verlieren.

Das bedeutet auch: Bringen all die Kniffe nichts, laufen Aussprachen und Veränderungsversuche ins Leere, sind sämtliche Optionen ausgeschöpft und ist man selbst total erschöpft von den Reibereien im Job, die längst das ganze Leben überschatten, gilt es, die Reißleine zu ziehen. Dann könnte die Kündigung ein radikaler, aber auch letzter möglicher Weg sein.

Weitere Tipps für den Umgang mit schwierigen Kollegen

• Ein persönliches 4-Augen-Gespräch: Dies ist der beste Anfang, um die Zusammenarbeit und die Beziehung mit einem schwierigen Kollegen zu verbessern. Besonders wichtig: Schildern Sie Ihre Sicht, ohne zu beschuldigen und dem anderen Vorwürfe zu machen. Das führt nur zu Abwehrreaktionen und noch mehr Konflikten. Bleiben Sie möglichst offen und erklären Sie, wie Sie das Verhalten wahrnehmen und was Sie persönlich daran stört. Bei einem guten Gespräch können anschließend gemeinsam Lösungen gesucht werden.
• Vermeiden Sie Lästern: Sie sind genervt, wollen Ihren Frust loswerden und wenden sich an andere Kollegen, mit denen Sie sich besser verstehen. Der Wunsch ist nachvollziehbar, doch auch gefährlich. Lästereien werden von Führungskräften nur sehr ungern gesehen. Plötzlich stehen Sie in der Kritik, obwohl der schwierige Kollege die Ursache des Problems ist. Wenn Sie sich den Ärger von der Seele reden wollen, machen Sie dies zuhause bei der Familie oder Freunden.
• Auf Abstand gehen: Wird die Situation trotz Aussprache und Lösungssuche nicht besser, sollten Sie auf Abstand gehen. Gerade wenn Ihre Stimmung, Motivation und auch Leistung unter dem schwierigen Kollegen leidet. Auch wenn Sie den Kontakt durch die weitere Zusammenarbeit nicht komplett abbrechen können, so lässt er sich doch auf ein Minimum reduzieren. Konzentrieren Sie sich von nun an ganz auf sich und Ihre Ergebnisse.
• Der Gang zum Chef: Der letzte Ausweg ist oftmals der Gang ins Büro des Chefs. Viele sträuben sich davor, weil sie nicht petzen wollen - in einigen Fällen ist es aber nicht nur angebracht, sondern notwendig. Wird die Arbeit durch das Verhalten eines schwierigen Kollegen gestört, leiden die Ergebnisse und das gesamte Betriebsklima wird in Mitleidenschaft gezogen, muss der Vorgesetzte einschreiten. Um die Situation zu klären, müssen Führungskräfte aber erst einmal informiert werden.
• Professionelle Hilfe suchen: Wenn sich der Konflikt aber über längere Zeit zieht oder sich keine Verbesserung abzeichnet, ist es absolut legitim, sich Unterstützung zu holen. Wenden Sie sich an einen Vorgesetzten, den Betriebsrat oder eine Vertrauensperson. Diese helfen, die Konflikte aus einer neutralen Perspektive zu betrachten und professionell zu begleiten.
• Eigene Grenzen kommunizieren: Souveräner Umgang mit schwierigen Kolleg*innen beginnt damit, die eigenen Grenzen klar zu kennen und auch zu kommunizieren.
• Nicht alles hinnehmen: Persönliche Angriffe, Beleidigungen oder sogar Mobbing sind kein „kleiner Ärger“, sondern ernstzunehmende Konflikte. Aber auch dauerhafte Sticheleien, passiv-aggressives Verhalten oder wiederholte Respektlosigkeit beeinträchtigen auf Dauer deine Stimmung, dein Selbstwertgefühl und deine Motivation. Wichtig ist, dass du dir bewusst machst: Du musst nicht alles hinnehmen.
• Resilienz stärken: Resilienz ist die Fähigkeit, auch unter Druck ruhig, klar und handlungsfähig zu bleiben. Menschen mit hoher Resilienz lassen sich nicht so leicht aus der Fassung bringen, reagieren überlegt und finden schneller eine passende Lösung. Stärke daher deine psychische Widerstandskraft.
• Selbstreflexion üben: Selbstreflexion bedeutet, sich ehrlich zu fragen: Wie bewerte ich das Verhalten anderer und warum? Vielleicht empfindest du eine Person als schwierig, weil sie sachlich und direkt ist. Das bietet neue Blickwinkel und ist vielleicht auch schon der erste Schritt in Richtung Lösung. Denn, wenn wir einmal ein negatives Bild von jemandem haben, bewerten wir oft alles, was diese Person tut, im gleichen negativen Licht.
• Work-Life-Balance beachten: Der Umgang mit schwierigen Kolleg*innen kostet viel Energie, daher ist es wichtig, dass du den Konflikt nicht mit in dein Privatleben trägst. Reduziere den Kontakt mit der Person, sowohl auf der Arbeit als auch in deinem Privatleben, auf das Notwendigste. Wichtig ist, dass du lernst, nach Feierabend bewusst abzuschalten. Dies gelingt dir mit Dingen, die dir guttun, dich entspannen und dir helfen, innerlich zur Ruhe zu kommen. Gönn dir regelmäßig echte Pausen vom Job, damit deine Emotionen sich beruhigen und du deine innere Balance zurückgewinnst. Eine gesunde Work-Life-Balance entsteht nicht von selbst.
• Offene Kommunikation: Wenn die Zusammenarbeit im Team dauerhaft belastet ist, führt am offenen Gespräch kein Weg vorbei. Denn echte Lösungen entstehen nur, wenn die unterschiedlichen Standpunkte sichtbar gemacht werden. Gehe mit einer offenen Haltung in das Gespräch und vermeide es, deinemdeiner Kollegin eine böse Absicht zu unterstellen. Wähle einen ruhigen Moment und suche das Gespräch unter vier Augen. So schaffst du einen sicheren Rahmen, in dem ehrliche Worte möglich sind. Bleibe dabei kompromissbereit.
• Fürsorgepflicht des Arbeitgebers: Arbeitgeber sind laut § 241 Abs. 2 BGB zur Fürsorge verpflichtet. Das bedeutet: Sie müssen dafür sorgen, dass niemand am Arbeitsplatz benachteiligt, beleidigt oder belästigt wird. Diese Maßnahmen erstrecken sich je nach Schwere des Falls von einem klärenden Gespräch über eine Abmahnung bis hin zu einer Kündigung. Um Maßnahmen einzuleiten, muss deine Chefin über die Situation Bescheid wissen.

Was man vermeiden sollte

• Zurückschießen: In gleicherweise zurückzuschießen oder sich bewusst querzustellen, verschärft den Konflikt nur. Außerdem machst du dich damit selbst angreifbar und lieferst deinen Vorgesetzten eventuell auch einen Grund für eine Abmahnung. Es ist immer besser, derdie Klügere in der Situation zu sein und eine gewisse Professionalität an den Tag zu legen. Wer sich hier auf das Niveau nerviger Kolleginnen hinunterlässt, wird es in weiterer Folge auch schwer haben, die Karriereleiter in diesem Unternehmen hinaufzuklettern und bei Beförderungen ernst genommen zu werden.
• Killerphrasen: Gift für ein Konfliktgespräch sind Killerphrasen wie Verallgemeinerungen oder Schuldzuweisungen, Du-Botschaften und Recht haben zu wollen. Sätze wie: „Das machst Du immer so, das ist echt typisch für Dich!“ oder „Da irrst Du Dich!“ helfen wenig. Stattdessen kommt es gerade in Konfliktgesprächen darauf an, die eigenen Interessen, Vorstellungen, Meinungen und Gefühle in der Ich-Form zu schildern, ohne dem Gegenüber dabei Vorwürfe zu machen oder versteckte Du-Botschaften zu senden. Das ist nicht immer einfach, aber man kann es üben. Der Satz „Ich finde, dass Du unzuverlässig bist“, ist zum Beispiel noch keine Ich-Botschaft. Besser wäre etwa: „Es stört mich, wenn Vereinbarungen nicht umgesetzt werden.
• Überemotionalität: Vermeiden Sie Überemotionalität und Beschuldigungen und sehen Sie auf jeden Fall von Drohungen ab.

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