Das Beschaffungsmanagement ist ein wesentlicher Bestandteil von Projekten und Unternehmen. Es umfasst den Einkauf von Produkten und Dienstleistungen, die für die Wertschöpfung notwendig sind. In diesem Artikel werden die Grundlagen des Beschaffungsmanagements, seine Bedeutung in Projekten und die verschiedenen Aspekte, die dabei berücksichtigt werden müssen, erläutert.
Einführung in das Beschaffungsmanagement
Definitionen und Grundlagen
Das Beschaffungsmanagement, auch Procurement, Purchasing oder Akquisition genannt, umfasst im weitesten Sinne der Betriebswirtschaftslehre sowohl den Einkauf als auch die Beschaffungslogistik. Es ist der erste Schritt in der Wertschöpfungskette eines Unternehmens, dem Produktion und Verkauf folgen.
Kunde, Projekt und Lieferant
In Projekten wird in der Regel eine Kundenanfrage bearbeitet. Wird die Anfrage zur Beauftragung, so kann das Projekt selbst wiederum Anfragen und Beauftragungen an externe Lieferanten geben. Die Beziehungen zwischen Kunde, Projekt und Lieferant sind komplex und erfordern ein effektives Management.
Beschaffungscontrolling
Das Beschaffungscontrolling ist ein wichtiger Bestandteil des Beschaffungsmanagements. Es dient der Überwachung und Steuerung der Beschaffungsprozesse. Der Projektcontroller kann das Beschaffungscontrolling umsetzen, was aber nur bedingt sinnvoll ist, da es sehr spezifisch und umfangreich werden kann.
Bedeutung des Beschaffungsmanagements in Projekten
Das Beschaffungsmanagement spielt eine entscheidende Rolle in Projekten, insbesondere wenn es um die Entscheidung geht, komplette Teile des Projekts an Dritte auszulagern. Projektmanager sollten daher in der Lage sein, die für sie relevanten Teile der Beschaffung zu verstehen, um Projekte auch mit externen Dienstleistern durchführen zu können. Im Automobilbereich erfolgt die Wertschöpfung zu ca. 75 % durch Zulieferer und Dienstleister, was die enorme Bedeutung der Beschaffung unterstreicht.
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Der Beschaffungsprozess
Bedarfsermittlung
Die Bedarfsermittlung ist der erste Schritt im Beschaffungsprozess. Hierbei wird der Bedarf an Produkten und Dienstleistungen identifiziert, der für die Durchführung des Projekts oder die Erreichung der Unternehmensziele notwendig ist.
Lieferantensuche und -auswahl
Nach der Bedarfsermittlung folgt die Suche nach geeigneten Lieferanten. Es werden diejenigen Lieferanten herausgesucht, die potenziell in der Lage sind, die gewünschten Produkte oder Dienstleistungen zu liefern. Hat bereits eine Lieferantenbewertung stattgefunden, so kann aus dem positiv bewerteten Lieferantenpool ein Lieferant ausgewählt werden.
Anfragen und Angebotsmanagement
Wird in der Bedarfsermittlung erkannt, dass eine externe Beschaffung erfolgen sollte, so kann mit dem Anfragemanagement begonnen werden. Es gibt verschiedene Formen der Anfrage, wie z.B. die Informationsanfrage (Request for Information - RFI), die Angebotsanfrage (Request for Quotation - RFQ) und die Angebotsaufforderung (Request for Proposal - RFP).
Für die Anfragen ist es wichtig, Ausschreibungsunterlagen an die potenziellen Lieferanten mitzuliefern. Je nach Anfrageform müssen unterschiedliche, aber passende Unterlagen mitgeliefert werden. Wesentlich ist die "rechtliche Verbindlichkeit": Gibt der Lieferant bei der Angebotsaufforderung ein Angebot ab, so ist dies rechtlich verbindlich.
Vertragsabschluss
Der Anfrageprozess kann nicht losgelöst vom Projekt betrachtet werden. Vielmehr ist es entscheidend, ob und wann ein Vertragsabschluss erfolgt sein muss, um das Projekt starten zu können. Häufig ist es erwünscht, dass bei Projektstart sämtliche Vereinbarungen mit den Lieferanten getroffen sind. Es muss somit genau überlegt werden, ob es möglich ist, den Anfrageprozess / die Angebotsphase ggf. (über den Projektstart hinaus) zu verlängern, ihn zu verschieben oder einzelne Aktivitäten zu streichen.
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Für die Anfragen bei potenziellen Lieferanten ist es notwendig, die wesentlichen Informationen in schriftlicher Form hinzuzufügen, wie z.B. LOI (Letter of Intent), SOW (Statement of Work) und IFB (Invitation for Bid).
Vertragsmanagement
Vertragskategorisierung
Ein Vertrag ist eine Einigung von mindestens zwei Parteien, von denen jede eine Willenserklärung abgibt. Die Abwicklung von Rechtsgeschäften ist möglich zwischen Privatpersonen, Institutionen, Behörden oder Unternehmen. Es gibt verschiedene Vertragsarten, die im Projektumfeld zum Einsatz kommen, wie z.B. den Dienstvertrag und den Werkvertrag.
Vertragsformen
Im Beschaffungsmanagement für Projekte werden häufig drei Vertragsformen unterschieden, die sich an der Vergütung / Bezahlung (und den Kosten) orientieren: Festpreisvertrag, Kostenattungs vertrag und Verträge mit Anreizsystemen.
Übergang vom Vertrags- zum Claim Management
Im Projektverlauf kann es zum Übergang vom Vertrags- zum Claim Management kommen, wenn es zu Streitigkeiten oder Abweichungen von den Vertragsbedingungen kommt.
Weitere Aspekte des Beschaffungsmanagements
Agiles Beschaffungsmanagement
Die in diesem Beitrag dargestellten Vorgehensweisen bei der Beschaffung gelten in erster Linie für Projekte, die nach klassischen Projektmanagementansätzen durchgeführt werden. Es gibt jedoch auch agile Ansätze im Beschaffungsmanagement, wie z.B. Agile Festpreis, Agile Verträge, Agile Beschaffung oder Agiler Einkauf.
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Vertragskündigungen
Je nach Vertragsart sind Kündigungen während der Vertragslaufzeit (in Deutschland) für den Kunden "jederzeit" und ohne Angabe von Gründen möglich. Bei Werkverträgen müssen jedoch bei Kündigungen Abstands zahlungen erfolgen.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
- F: Muss immer Beschaffungsmanagement in Projekten durchgeführt werden?
- A: Nein. Bei (kleinen) Inhouse-Projekten oder generell Projekten, bei den keine Beschaffung erfolgen muss, muss auch kein Beschaffungsmanagement durchgeführt werden.
- F: Muss sich ein Projektmanager mit dem Beschaffungsmanagement auskennen?
- A: Ja.
- F: Kann eine eigenständige, vorgelagerte Angebotsphase der Beschaffung vorgelagert werden?
- A: Das kann in speziellen Fällen sinnvoll sein.
Mischformen der Beschaffungsorganisation
In der Praxis gibt es nur wenige Unternehmen, bei denen eine ausschließlich zentrale oder dezentrale Beschaffungsorganisation vorliegt. Vielmehr haben sich Mischformen bzw. hybride Organisationsformen herausgebildet, mit denen versucht wird, die jeweiligen Vorteile zu nutzen.
Lead Buyer
Ein Lead Buyer ist für sämtliche strategischen Beschaffungsaufgaben einer Warengruppe verantwortlich, wobei der gleichartige Bedarf mehrerer dezentraler Organisationseinheiten gebündelt wird. Der Lead Buyer ist dabei Experte in dem spezifischen Beschaffungsmarkt der jeweiligen Warengruppe.
Materialgruppenmanagement
Eine Organisation nach dem Materialgruppenmanagement bietet sich an, wenn Materialien mit ähnlichen Merkmalen in mehr als einer Organisationseinheit benötigt werden. Er führt ein funktions- und standortübergreifendes Materialgruppenteam und legt die Abstimmung mit der Unternehmensstrategie und den eingebundenen Organisationseinheiten die materialgruppenspezifische Beschaffungsstrategie fest. Hierzu führt er die Lieferantenverhandlungen, schließt die Rahmenverträge ab und informiert die beteiligten Organisationseinheiten über die erzielten Ergebnisse. Das Materialgruppenmanagement dient einer beschaffungsmarktorientierten Strukturierung der Einkaufsvolumina. Im Unterschied dazu fasst der Lead Buyer nur gleiche Bedarfe zusammen.
Interdisziplinäre Teams
Es hat sich vielfach als zielführend erwiesen, Einkaufsentscheidungen in einem interdisziplinär besetzten Team zu fällen. Um die vollständige Transparenz über Preisentwicklungen oder Lieferantenwechsel sicherzustellen, sollten die Entscheidungen nicht aggregiert, sondern auf Einzelteilebene getroffen werden.
Beschaffung als wertsteigernde Funktion
Herausforderungen und Werkzeuge
Wie muss der Einkauf aufgestellt sein, damit er den zukünftigen Herausforderungen in den Organisationen gerecht werden kann? Welche Werkzeuge sollten konsequent eingesetzt werden, damit nachhaltig der Unternehmenswert gesteigert wird? Wie können die Auswahl und die Zusammenarbeit mit den Lieferanten gestaltet werden?
Kostenorientierung vs. Gesamtbetrachtung
Sollen im Einkauf Kostenorientierung oder eine Betrachtung des Gesamtergebnisses im Vordergrund stehen? Welchen Einfluss hat die Spieltheorie auf die Vertragsverhandlungen in Einkaufssituationen? Und wie weit dürfen die Aufgaben des Einkaufs innerhalb der Wertschöpfungskette gehen?
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