In der heutigen, schnelllebigen Welt, die von Volatilität, Unsicherheit, Komplexität und Ambiguität (VUKA) geprägt ist, ist es entscheidend, Prioritäten zu erkennen und zu verfolgen. Unser Gehirn ist jedoch nicht darauf ausgelegt, die Wahrheit objektiv wahrzunehmen, sondern priorisiert das Überleben. Dies hat tiefgreifende Auswirkungen auf unsere Entscheidungen und unser Verhalten, insbesondere am Arbeitsplatz.
Die Illusion der Kontrolle und ihre Folgen
Wir leben in einer Zeit, in der Kontrolle oft zur stillen Religion geworden ist. Apps, Pläne, To-do-Listen und Selbstoptimierung versprechen, das Chaos der Welt zu bändigen. Doch viele Menschen fühlen sich ausgelaugt und machtlos. Die Psychologie kennt dieses Phänomen als "Illusion of Control": Wir überschätzen systematisch, wie stark unser Handeln den Ausgang einer Situation beeinflusst. Unser Gehirn mag keine Unsicherheit und erfindet daher ein Gefühl von Einfluss.
Die evolutionäre Prägung: Sozialer Zusammenhalt vor sachlicher Korrektheit
Neurowissenschaftler weisen darauf hin, dass sich der Mensch so entwickelt hat, dass er den sozialen Zusammenhalt mehr schätzt als die sachliche Korrektheit. In Stammesgesellschaften war es sicherer, falsch zu liegen, aber akzeptiert zu werden, als Recht zu haben und ins Exil geschickt zu werden. Dieser Instinkt kann in Hochleistungsteams zu einer starken Ausrichtung führen, aber auch Meinungsverschiedenheiten, Innovation und Gedankenvielfalt ersticken.
Die pragmatische Illusion der Realität
Die Realität, wie wir sie kennen, ist eine pragmatische Illusion. Wahrnehmung wird durch Schichten von Gedächtnis, Voreingenommenheit, sozialem Einfluss und evolutionären Abkürzungen gefiltert. Führungskräfte könnten die Absichten eines Stakeholders falsch einschätzen, und Teams können sich an vergangene Projekte unterschiedlich "erinnern". Unser Gehirn funktioniert wie eine Vorhersagemaschine, die auf der Grundlage begrenzter Informationen ständig errät, was als nächstes kommt.
Priorisierung vs. Fokus: Ein entscheidender Unterschied
In einer Welt zunehmender Komplexität, Fehlinformationen und Datenüberlastung ist es verlockend anzunehmen, dass klareres Denken nur eine Frage besserer Informationen ist. Doch genau hier liegt die Krux: Priorisierung allein reicht nicht aus, um in diesem Umfeld erfolgreich zu agieren. Vielmehr ist es der Fokus, der Unternehmen und Individuen nachhaltig zum Erfolg führt.
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Die Grenzen der Priorisierung
Priorisierung bedeutet, Aufgaben oder Ziele nach Wichtigkeit zu ordnen. Das Problem dabei: Wir tendieren dazu, viele Dinge als wichtig zu betrachten und eine lange Liste von "hohen Prioritäten" zu erstellen. Eine To-Do-Liste mit zehn oder mehr "dringenden" Punkten, die alle angeblich oberste Priorität haben, ist keine Seltenheit.
Fokus: Die Kunst des Weglassens
Fokus hingegen bedeutet, sich bewusst auf wenige Dinge zu konzentrieren und alles andere auszublenden. Es geht nicht darum, eine Reihenfolge der Wichtigkeit festzulegen, sondern gezielt zu entscheiden, was nicht gemacht wird. Wissenschaftliche Studien zur Kognitionspsychologie zeigen, dass unser Gehirn nicht fähig ist, sich gleichzeitig auf viele Dinge zu konzentrieren. Die sogenannte "Task Switching Cost" beschreibt den Effizienzverlust, der entsteht, wenn wir zwischen verschiedenen Aufgaben hin- und herwechseln. Untersuchungen haben gezeigt, dass Multitasking unsere Produktivität um bis zu 40 % senken kann.
Das Beispiel Apple: Fokus als Erfolgsrezept
Ein bekanntes Beispiel für die Bedeutung von Fokus ist Steve Jobs' Rückkehr zu Apple im Jahr 1997. Damals stand das Unternehmen vor dem finanziellen Ruin. Jobs' erste Maßnahme: Er reduzierte das Produktportfolio drastisch, indem er zahlreiche Projekte stoppte und sich auf nur vier Kernprodukte konzentrierte. Sein Credo lautete: "Fokus bedeutet Nein zu sagen zu den hundert anderen guten Ideen, die es gibt." Das Ergebnis ist bekannt - Apple wurde eines der erfolgreichsten Unternehmen der Welt.
Flow-Theorie: Fokus steigert die Leistungsfähigkeit
Auch wissenschaftlich lässt sich der Vorteil von Fokus belegen. Der Psychologe Mihaly Csikszentmihalyi hat mit seiner "Flow-Theorie" gezeigt, dass wir in einen besonders produktiven Zustand geraten, wenn wir uns vollständig auf eine herausfordernde, aber machbare Aufgabe konzentrieren. Das bedeutet: Fokus ist nicht nur strategisch klug, sondern steigert auch unsere individuelle Leistungsfähigkeit.
OKR als Framework für Fokus
Das OKR-Framework (Objectives and Key Results) basiert auf dem Prinzip des Fokus. Unternehmen, die OKR einsetzen, definieren wenige, aber ambitionierte Ziele (Objectives) und messen deren Erfolg anhand konkreter Ergebnisse (Key Results). John Doerr, einer der bekanntesten OKR-Verfechter, beschreibt Fokus als einen der fünf zentralen Vorteile von OKR: "OKR erzwingen Klarheit. Sie verhindern, dass wir uns verzetteln."
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Google und OKR: Eine Erfolgsgeschichte
Ein Beispiel aus der Praxis ist Google. Das Unternehmen setzt OKR seit den frühen 2000er-Jahren ein, um sicherzustellen, dass Teams sich auf das Wesentliche konzentrieren. Statt Dutzende von Initiativen zu verfolgen, arbeiten Googles Teams gezielt an wenigen, klar definierten Zielen - mit messbarem Erfolg.
Transparenz durch OKR
Ein weiterer Vorteil von OKR ist die Transparenz. Da alle Teams ihre Ziele offenlegen, entsteht eine organisationsweite Klarheit darüber, was wirklich zählt. Dies verhindert, dass zu viele "priorisierte" Projekte parallel verfolgt werden und fördert stattdessen echten Fokus.
Wie wir Fokus erreichen: Zehn konkrete Ansätze
Um Fokus im Arbeitsalltag zu etablieren, können folgende Ansätze helfen:
- Weniger, aber besser: Anstatt eine lange Liste an Aufgaben zu priorisieren, sollte bewusst entschieden werden, was gestrichen wird. Unternehmen wie Apple oder Google zeigen, dass weniger Projekte mit vollem Fokus erfolgreicher sind als viele parallel laufende Initiativen.
- Ziele sichtbar machen: Fokus entsteht, wenn klar ist, worauf es ankommt. OKR, Kanban-Boards oder andere Visualisierungen helfen Teams, den Fokus zu behalten und Ablenkungen zu reduzieren.
- Nein sagen lernen: Fokus erfordert Mut, Dinge abzulehnen. Unternehmen und Führungskräfte, die sich konsequent auf wenige, aber strategisch relevante Themen konzentrieren, erzielen langfristig bessere Ergebnisse.
- OKR Weeklys nutzen: Regelmäßige OKR-Weeklys helfen Teams, den Fokus zu bewahren und sicherzustellen, dass die gesetzten Ziele nicht aus den Augen verloren werden.
- Klare Key Results definieren: Messbare Ergebnisse verhindern Ablenkungen und geben eine klare Richtung vor.
- Ablenkungen minimieren: Digitale und organisatorische Ablenkungen (z. B. unnötige Meetings) sollten gezielt reduziert werden.
- Fokus-Zeiten etablieren: Zeitblöcke ohne Unterbrechungen können die Konzentration steigern.
- Weniger OKRs pro Zyklus: Teams sollten maximal drei bis vier Objectives verfolgen, um sich nicht zu verzetteln.
- OKRs mit Unternehmensstrategie verknüpfen: Wenn OKRs klar auf die strategischen Ziele einzahlen, entsteht natürlicher Fokus. Je mehr OKR wirklich agile Strategiearbeit (und nicht nur Strategieumsetzung oder gar ohne Strategie) verfolgt, desto mehr Fokus entsteht.
- Erfolge und Learnings reflektieren: Fokus erfordert stetige Anpassung und Lernen, um nicht in alte Muster der Priorisierung zurückzufallen. Daher sollte sowohl das OKR Review als auch die OKR Retrospektive wie vorgesehen durchgeführt werden.
Die Rolle des Gehirns bei Fokus und Priorisierung
Unser Gehirn spielt eine entscheidende Rolle bei der Fähigkeit, Fokus zu entwickeln und Prioritäten zu setzen. Der präfrontale Cortex (PFC) ist das Zentrum unserer Exekutivfunktionen und unterstützt uns dabei, Entscheidungen klarer zu treffen, uns weniger selbst zu sabotieren und gelassener mit Stress umzugehen. Er hilft uns, alte Muster zu erkennen und tatsächlich zu verändern, statt immer wieder in automatische Reaktionen zurückzufallen.
Den präfrontalen Cortex trainieren
Die gute Nachricht ist, dass unser innerer "Dirigent", der präfrontale Cortex, trainiert werden kann. Das Gehirn liebt Wiederholungen, Routinen und bewusste Steuerung - und genau das stärkt langfristig den präfrontalen Cortex. Besonders wirkungsvoll ist Achtsamkeit: Schon wenige Minuten am Tag können die Aktivität im PFC messbar verbessern. Ebenso zentral ist guter Schlaf, denn dieses Areal gehört zu den schlafsensibelsten im ganzen Gehirn. Auch kleine Entscheidungen im Alltag helfen dabei, Struktur in die neuronalen Netzwerke zu bringen.
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Multitasking: Ein Mythos der Effizienz
Multitasking ist ein Kraftakt für das Gehirn und kostet eine Menge Energie. Am Ende ist man aber nicht produktiver. Multitasking bringt unser Arbeitsgedächtnis ins Schwitzen - und verändert langfristig sogar unsere Denkfähigkeit. Denn das Gehirn priorisiert gezielt, wenn es mehrere Informationen gleichzeitig verarbeiten muss. Studien haben gezeigt, dass das Gehirn dem visuellen Kortex Anweisungen erteilt, welcher Punkt wie viel Speicherplatz erhalten soll, wenn es mehrere Informationen gleichzeitig verarbeiten muss.
Die Bedeutung der selektiven Reizweiterleitung
Dass das Gehirn Informationen bevorzugt verarbeitet, auf die wir unsere Aufmerksamkeit richten, ist seit Langem bekannt. Hirnforscher haben herausgefunden, dass die selektive Reizweiterleitung entscheidend für die Informationsverarbeitung ist. Ob ein Signal im Gehirn weiterverarbeitet wird, hängt entscheidend davon ab, ob es im richtigen Moment - in einer kurzen Phase erhöhter Empfänglichkeit der Nervenzellen - eintrifft.
Kontrolle loslassen und Freiheit finden
Kontrolle loszulassen heißt nicht, sich treiben zu lassen. Vielleicht liegt darin die stillste Form von Freiheit. Wenn wir akzeptieren, dass ein Teil des Lebens chaotisch, unberechenbar und nicht "optimierbar" ist, verschiebt sich der Fokus. Energie wandert von der permanenten Krisenprävention hin zu dem, was gerade wirklich vor uns liegt: ein Gespräch, ein Projekt, ein Blick aus dem Fenster im Zug. Wer so denkt, wird nicht unverwundbar. Sorgen, Rückschläge, Fehlentscheidungen - sie verschwinden nicht. Aber sie werden leichter zu tragen, weil sie nicht mehr als persönlicher Kontrollverlust erlebt werden. Eher als Teil einer Landschaft, durch die wir uns bewegen. Wir gestalten Wege, nicht das Wetter.
Die Frage der Verantwortung
Viele Menschen stolpern an derselben Stelle: Sie verwechseln Verantwortung mit Allmachtsfantasie. Eltern glauben, sie könnten durch "das richtige Verhalten" verhindern, dass ihr Kind je scheitert. Führungskräfte meinen, sie müssten alle Probleme im Team allein lösen, sonst hätten sie versagt. Paare hängen in der Idee fest, sie könnten durch genug Gespräche jede Distanz heilen.
System 1 und System 2: Schnelles und langsames Denken
Noch immer passiert es, dass man Gefühl und Verstand, intuitives und rationales Erfassen gegeneinander ausspielt. Der Psychologe und Wirtschaftsnobelpreisträger Daniel Kahnemann hat die verschiedenen Herangehensweisen, die Wirklichkeit zu erfassen, System 1 und System 2 oder auch schnelles und langsames Denken genannt. System 1 arbeitet automatisiert, schnell, mühelos und ohne willentliche Steuerung. System 2 hingegen müssen wir bewusst initiieren. Wir denken nach, strengen uns dabei an und kommen auf diese Art und Weise zu Schlussfolgerungen.
Harmonisierung beider Systeme
Im beruflichen Alltag sind wir vielfältigsten und immer wieder wechselnden Situationen im Umgang mit anderen Menschen ausgesetzt. Ad-hoc Situationen managt System 1, das schnelle Denken. Es gibt uns in kürzester Zeit eine Schnelldiagnose der Situation und entsprechend emotional eingefärbte Einschätzungen und Handlungsimpulse. Doch gerade in der Mitarbeiterführung ist eine situativ an das individuelle Gegenüber angepasste Reaktion wichtig. Deshalb empfiehlt es sich, in herausfordernden Situationen im Umgang mit Mitarbeitern unbedingt, System 2, das langsame Denken zu bemühen.
Fünf Schritte zur Harmonisierung beider Systeme
- Machen Sie sich die Ergebnisse Ihres Schnellchecks durch System 1 bewusst.
- Vermeiden Sie schnelle Reaktionen. Verschaffen Sie sich Zeit, z. B. in dem Sie paraphrasieren oder offene Fragen stellen.
- Nehmen Sie die Erkenntnisse von Schritt 1 als Hypothese und überprüfen Sie sie mit System 2, dem langsamen, analytischen Denken.
- Das Zusammenführen Ihrer intuitiven Einschätzung der Situation mit der Möglichkeit der Überprüfung durch gezielte Gesprächstechniken, die Ihnen Zeit verschaffen und System 2 aktivieren, ist eine gute Basis für eine passgenaue Reaktion.
- Jetzt haben Sie die nötige Grundlage für eine für diese Situation und diesen Mitarbeiter passgenaue Intervention. Kommunizieren Sie diese klar, wertschätzend, verbindlich - wenn nötig, mit dem gehörigen Nachdruck.
Selbstorganisation und die Entlastung des Gehirns
Selbstorganisation trägt der Tatsache Rechnung, dass unser Gehirn eine äußerst effiziente interne Priorisierung betreibt. Dass unser Denkorgan nicht jeder Aufgabe große oder gar Lebens-Wichtigkeit zuschreibt, ist so nötig wie sinnvoll. Dass wir uns externer Werkzeuge bedienen, um dennoch zuverlässig Dinge zu tun, die wir tun wollen oder müssen, macht ebenfalls Sinn.
To-Do-Listen: Helfer oder Hindernis?
To-Do-Listen führen sicher nicht zur Schwächung des Gehirns. Sie helfen uns, den "Erinnerungs-Ballast" zu entlasten und uns auf das Wesentliche zu konzentrieren.
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