Viele Menschen kennen das Gefühl, dass die Zeit zu schnell vergeht oder stillzustehen scheint. Effektives Zeitmanagement ist entscheidend, um Aufgaben in der verfügbaren Zeit zu erledigen und Stress zu reduzieren. Dieser Artikel beleuchtet die Grundlagen des Zeitmanagements und geht speziell auf Methoden ein, die auf die Bedürfnisse von Menschen mit einer dominanten rechten Gehirnhälfte zugeschnitten sind.
Die Bedeutung des Zeitmanagements
„Es ist nicht zu wenig Zeit, die wir haben, sondern es ist zuviel Zeit, die wir nicht nutzen.“ Dieses Zitat verdeutlicht, dass es nicht an der Zeit selbst mangelt, sondern an der Art und Weise, wie wir sie nutzen. Ein effektives Zeitmanagement hilft, alle Aufgaben und Vorhaben in der zur Verfügung stehenden, begrenzten Zeit zu erledigen. Es ist wichtig, die persönlichen Zeitdiebe zu identifizieren und zu reduzieren, da dies bereits eine enorme Zeitersparnis ermöglicht.
Persönliche Zeitdiebe erkennen
Jeder Mensch hat individuelle Zeitdiebe - Störungen und Unterbrechungen, die von der Arbeit ablenken. Um diese zu erkennen, kann die Mind-Map-Methode hilfreich sein. Dabei werden sämtliche Ideen und Gedanken zu einem Thema übersichtlich strukturiert und visualisiert. Alle Aktivitäten, die Zeit in Anspruch nehmen, werden in einer Mind Map erfasst, wobei die Zeitdiebe hervorgehoben werden.
Die Vorteile der Mind-Map-Methode liegen darin, dass sie die Funktionsweise des Gehirns berücksichtigt und beide Gehirnhälften aktiviert: die linke, für Sprache, Logik und Analyse, sowie die rechte, bildliche und kreative Hälfte.
Zielsetzung als Grundlage
Die beste Zeitplanung ist nutzlos ohne konkrete Ziele. Definierte Ziele ermöglichen es, Maßnahmen und den Zeitaufwand zu messen und zu bewerten. Bei der Zieldefinition ist Klarheit wichtig, einschließlich eines zeitlichen Rahmens, Maßnahmen zur Zielerreichung und ersten Aktionsschritten. Die Planung sollte schriftlich festgehalten und einer Erfolgskontrolle unterzogen werden.
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Für große Projekte bietet sich die Salami-Taktik an, bei der das Gesamtprojekt in kleine Teilaktivitäten zerlegt und Schritt für Schritt abgearbeitet wird. Bei der Festlegung der Maßnahmen empfiehlt es sich, das Pareto-Prinzip (80:20-Regel) zu berücksichtigen, das besagt, dass 20 Prozent der eingesetzten Zeit und Energie oft 80 Prozent des Ergebnisses erzielen.
Planung und Organisation
Eine gründliche Zeitplanung führt im Endeffekt zu einer Zeitersparnis im gesamten Prozess. Die für die Planung aufgewendete Zeit wird durch die Zeitersparnis mehr als kompensiert. Sorgfältig planen bedeutet vor allem auch schriftlich zu planen. Zum einen entlastet man somit sein Gedächtnis und verliert nicht die Ziele und Maßnahmen aus den Augen.
Tagesplanung
Bei der Zeitplanung empfiehlt es sich, mit der Tagesplanung zu beginnen. Ein Tag ist die kleinste zeitliche Einheit eines ausgereiften Zeitplans. Die Planung einzelner Tage bietet den Vorteil, dass man jeden Tag neu planen kann und durch „schlechte“ Tage nicht komplett aus der Bahn geworfen wird.
Um den Tag nicht unrealistisch zu verplanen, hat sich die sogenannte ALPEN-Methode bewährt:
- Aufgaben definieren
- Länge einschätzen
- Puffer einplanen
- Entscheidungen treffen
- Nachkontrolle
In Form einer einfachen To-do-Liste werden alle Aufgaben und Termine des Tages festgehalten. Der Zeitbedarf einer jeden Aufgabe sollte realistisch abgeschätzt und Pufferzeiten für Unvorhergesehenes nach der 60:40-Regel eingeplant werden. Am Ende des Tages erfolgt eine Kontrolle der vorangegangenen Punkte, und Erkenntnisse fließen in die zukünftige Planung ein.
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Priorisierung und Delegation
Für ein erfolgreiches Zeitmanagement ist es wichtig, anfallende Aufgaben priorisieren und delegieren zu können. Eine bewährte Vorgehensweise bei der Priorisierung von Aufgaben stellt das Eisenhower-Prinzip dar. Hat man seine Aufgaben priorisiert, empfiehlt es sich, diese entsprechend der Leistungskurve zu terminieren, damit man die leistungsstärksten Zeiten nicht für weniger wichtige Aufgaben „verschwendet“.
Zeitmanagement-Methoden im Überblick
Es gibt verschiedene Zeitmanagement-Methoden, die sich als effiziente Zeit- und Energiesparer erweisen können. Einige dieser Methoden lassen sich gut kombinieren und holen das Maximum an optimaler Planung heraus.
Pareto-Prinzip (80/20-Regel)
Das Pareto-Prinzip besagt, dass sich 80 % der Ergebnisse mit 20 % des gesamten Aufwands erreichen lassen. Im Zeitmanagement bedeutet dies, dass man sich auf die wichtigsten Tätigkeiten konzentrieren sollte, um die grössten Erfolge zu erzielen.
Eisenhower-Prinzip
Das Eisenhower-Prinzip unterteilt Aufgaben in vier Kategorien basierend auf Dringlichkeit und Wichtigkeit:
- A-Aufgaben: Dringlich und wichtig - sofort selbst erledigen.
- B-Aufgaben: Wichtig, aber nicht dringend - Termin zur selbstständigen Erledigung festlegen.
- C-Aufgaben: Dringend, aber nicht wichtig - delegieren.
- D-Aufgaben: Weder wichtig noch dringend - verwerfen.
ALPEN-Methode
Die ALPEN-Methode eignet sich perfekt, um den Tagesablauf zu planen. Sie umfasst die Definition der Aufgaben, die Einschätzung der Länge, die Einplanung von Pufferzeiten, das Treffen von Entscheidungen und die Nachkontrolle.
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Pomodoro-Technik
Bei der Pomodoro-Technik werden Aufgabenblöcke in kleine Häppchen von 25 Minuten unterteilt, gefolgt von einer 5-minütigen Pause. Nach vier Blöcken erfolgt eine längere Pause von mindestens 30 Minuten.
ABC-Analyse
Die ABC-Analyse dient dazu, das aktuelle Zeitmanagement zu überprüfen. Aufgaben werden in A-Aufgaben (hohe Priorität, nur selbst zu erledigen), B-Aufgaben (mittlere Priorität, delegierbar) und C-Aufgaben (geringe Priorität, delegierbar) unterteilt.
Stille Stunde
Die stille Stunde ist eine Zeitmanagement-Methode, bei der man täglich eine Stunde für besonders wichtige Aufgaben einplant, um möglichst störungsfrei arbeiten zu können.
Zeitmanagement für die rechte Gehirnhälfte
Klassische Zeitmanagement-Systeme funktionieren nicht für jeden Menschen gleich gut. Dies kann an der Dominanz der rechten oder linken Gehirnhälfte liegen. Menschen mit einer dominanten linken Gehirnhälfte kommen gut mit strukturierten Methoden zurecht, während Menschen mit einer dominanten rechten Gehirnhälfte andere Lösungen benötigen.
Merkmale der rechten Gehirnhälfte
Menschen mit einer dominanten rechten Gehirnhälfte zeichnen sich durch folgende Merkmale aus:
- Begeisterungsfähigkeit
- Kreativität
- Intuition und Emotion
- Musikalität
- Visuelles Denken
- Intuitive Problemlösung
- Ganzheitliches Erfassen von Zusammenhängen
- Improvisation
Lösungen für Menschen mit rechter Gehirndominanz
Für Menschen mit rechter Gehirndominanz spielen Farben und Bilder eine grosse Rolle. Ideale Planungstools stechen ins Auge, und je individueller und bunter ein Organizer ist, desto höher sind die Chancen, dass er verwendet wird.
Flexibilität durch Post-it-Planung
Eine persönlich gestaltete Pinnwand mit Einteilung in Wochentage und Uhrzeiten kann hilfreich sein. Auf bunte Post-it-Zettelchen werden verschiedene Aufgaben des Tages geschrieben und an den gewünschten Termin auf der Pinnwand geklebt. Bei Änderungen können die Zettel einfach verschoben werden.
Ordnung durch Mind-Mapping
Listen sind für die rechte Gehirnhälfte oft zu langweilig. Beim Mind-Mapping können die einzelnen Aufgaben grafisch aufgezeichnet werden. Die Hauptaufgaben stehen im Zentrum, verbunden mit allen Nebentasks, die zur Erfüllung der Hauptaufgaben dienen.
Das Zeitgefühl manipulieren
Forscher haben herausgefunden, dass sich das Zeitgefühl manipulieren lässt, um die Gehirnleistung zu verbessern. In einer Studie wurde gezeigt, dass Probanden Aufgaben besser bearbeiteten, wenn ihnen eine beschleunigte Uhrzeit angezeigt wurde.
Tipps zur Manipulation des Zeitgefühls:
- Knackige Fristen setzen: Für langweilige Aufgaben eine kurze Frist setzen, um die schnelle Uhr zu simulieren.
- Störenfriede verbannen: Smartphone aus dem Arbeitszimmer verbannen und Unterbrechungen vermeiden.
- Nicht im Detail verlieren: Bei Problemen den nächsten Punkt angehen und später zurückkommen.
- Pausen einplanen: Gezielte Pausen machen, um dem Kopf Ruhe zu gönnen.
Zeichnen als Werkzeug zur Wahrnehmung
Zeichnen ist nicht nur eine künstlerische Fähigkeit, sondern auch ein Werkzeug zur Verbesserung der Wahrnehmung. Es ist weniger eine Frage des Talents als vielmehr der richtigen Methoden und Übung. Durch das Zeichnen lernt man, die Welt genauer zu betrachten und neue Perspektiven zu gewinnen.
Die Rolle des Gehirns beim Zeichnen
Beim Zeichnen spielen beide Gehirnhälften eine Rolle. Die linke Gehirnhälfte ist für Logik und Analyse zuständig, während die rechte Gehirnhälfte für bildliches Denken und Kreativität verantwortlich ist. Indem man die linke Gehirnhälfte beschäftigt, kann man die rechte Gehirnhälfte aktivieren und die Wahrnehmung verbessern.
Übungen zum Zeichnen lernen
Es gibt verschiedene Übungen, die helfen können, das Zeichnen zu lernen:
- Zeichnen von auf dem Kopf stehenden Bildern: Dies hilft, die linke Gehirnhälfte auszuschalten und die rechte Gehirnhälfte zu aktivieren.
- Betrachten von Zeichnungen im Spiegel: Dies hilft, Fehler zu erkennen, die man zuvor nicht gesehen hat.
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