Kennen Sie das? Aufgaben scheinen sich endlos auszudehnen und werden erst kurz vor der Deadline fertiggestellt. Das Parkinson-Prinzip, benannt nach dem britischen Historiker Cyril Northcote Parkinson, beschreibt dieses Phänomen und bietet gleichzeitig Lösungsansätze für ein effektiveres Zeitmanagement.
Was ist das Parkinson-Prinzip?
Das Parkinson-Prinzip, erstmals 1955 in einem satirischen Essay von Cyril Northcote Parkinson im britischen Wirtschaftsmagazin „The Economist“ formuliert, besagt: „Arbeit dehnt sich in genau dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht.“ Parkinson kritisierte damit die Ineffizienz in der Bürokratie, insbesondere in der britischen Marine, wo die Anzahl der Admiräle zwischen 1914 und 1928 um 78 Prozent stieg, während die Anzahl der Schiffe um 67 Prozent sank. Es gab also weniger Arbeit, aber mehr Chefs.
Im Kern bedeutet das Prinzip, dass wir dazu neigen, die uns zur Verfügung stehende Zeit voll auszuschöpfen, unabhängig davon, wie lange die Aufgabe tatsächlich dauern sollte. Eine Aufgabe, die in einer Stunde erledigt werden könnte, wird bei drei Stunden Zeitaufwand auch drei Stunden dauern.
Parkinson veranschaulichte dies in seinem Essay mit dem Beispiel einer älteren Dame, die fast den ganzen Tag benötigt, um eine Postkarte zu verschicken. Sie sucht stundenlang nach der passenden Karte, verlegt ihre Brille und feilt ewig am Text. Nicht, weil die Aufgabe so komplex ist, sondern weil sie genügend Zeit zur Verfügung hat.
Wie wirkt sich das Parkinson-Prinzip aus?
Die Auswirkungen des Parkinson-Prinzips sind vielfältig und können sich in verschiedenen Bereichen des Lebens zeigen:
Lesen Sie auch: Effizienz durch das Parkinson-Gesetz
- Prokrastination: Wenn eine Deadline noch weit entfernt ist, neigen wir dazu, die Aufgabe aufzuschieben und uns mit unwichtigen Dingen zu beschäftigen.
- Ineffizienz: Aufgaben werden in die Länge gezogen, weil wir glauben, die vorgegebene Zeit ausnutzen zu müssen, um keinen falschen Eindruck zu erwecken.
- Stress: Kurz vor der Deadline entsteht großer Stress, weil plötzlich alles fertig werden muss.
- Perfektionismus: Wir verlieren uns in Details und versuchen, eine Aufgabe unnötig perfekt zu machen, anstatt sie effizient zu erledigen.
- Teamarbeit: In Teams können Projekte in die Länge gezogen werden, wenn zu viel Zeit dafür veranschlagt wird. Es kommt zu mehr Meetings, die oft wenig ergebnisorientiert sind.
Wie können Sie das Parkinson-Prinzip nutzen?
Obwohl das Parkinson-Prinzip zunächst als Kritik an Ineffizienz formuliert wurde, kann es auch positiv genutzt werden, um das Zeitmanagement zu verbessern. Hier sind einige Tipps:
Setzen Sie sich knappe Zeitlimits: Überlegen Sie realistisch, wie viel Zeit Sie für eine Aufgabe benötigen, und planen Sie nicht mehr Zeit ein als nötig. Ein kleiner Zeitpuffer ist in Ordnung, aber vermeiden Sie es, zu viel Zeit einzuplanen, da dies nur zur Trödelei verleitet.
Definieren Sie Zwischenziele: Setzen Sie sich für größere Aufgaben mehrere Zwischenziele mit eigenen Deadlines. So verhindern Sie, dass Sie alles bis zum Ende aufschieben und erst dann loslegen.
Nutzen Sie Timeboxing: Timeboxing ist eine Zeitmanagement-Methode, bei der Sie für Aufgaben feste Zeitfenster definieren. Dies hilft Ihnen, die Zeit besser auszunutzen und in kürzerer Zeit mehr zu schaffen.
Wenden Sie die Pomodoro-Technik an: Die Pomodoro-Technik ist eine weitere Methode, um die Konzentration zu fördern. Dabei wechseln sich Phasen konzentrierter Arbeit (z.B. 25 Minuten) mit kurzen Pausen (z.B. 5 Minuten) ab.
Lesen Sie auch: Parkinson-Medikamente: Was Sie beachten müssen
Erhöhen Sie die Aufgabenlast: Statt die Zeit knapper zu gestalten, können Sie auch versuchen, die Aufgabenlast zu erhöhen. Wenn Sie mehr zu tun haben, sind Sie gezwungen, effizienter zu arbeiten.
Planen Sie Aufgaben zeitlich bindend: Nutzen Sie Ihren Kalender, um Aufgaben mit festen Start- und Endzeiten zu planen.
Arbeiten Sie mit Etappenzielen: Bei langfristigen Projekten ist es wichtig, Etappenziele zu definieren und zu feiern. Dies hilft dem Team, motiviert zu bleiben und den Fortschritt im Auge zu behalten. InLoox, eine Projektmanagement-Plattform, kann hierbei unterstützen.
Planen Sie effizient Ihre Ressourcen: Planen Sie nur so viele Mitarbeiter ein, wie tatsächlich notwendig sind, und wählen Sie die richtigen Leute mit den passenden Fähigkeiten aus.
Reduzieren oder eliminieren Sie Puffer: Planen Sie weniger Zeit für Meetings ein und vermeiden Sie Multitasking. Pufferzeiten können hilfreich sein, haben aber auch ihre Schattenseiten, da sie oft dazu führen, dass die Arbeit in die Länge gezogen wird.
Lesen Sie auch: Die Stadien der Parkinson-Krankheit erklärt
Kennen Sie Ihre Teammitglieder: Wie ticken Ihre Mitarbeiter? Wie effizient sind sie? Sind sie eher optimistisch oder pessimistisch? Je besser Sie Ihre Leute kennen, desto besser können Sie ihre Arbeitsweisen einschätzen und ihre Schätzungen beurteilen.
Eignen Sie sich Fachwissen an: Insbesondere bei der Projektplanung ist fehlendes Hintergrundwissen von Nachteil. Es ist schwieriger, Schätzungen zu bewerten, wenn Aufwand und Auswirkungen nicht beurteilt werden können.
Sammeln Sie Erfahrungen: Mit steigender Erfahrung werden Ihre Schätzungen genauer.
Nutzen Sie Methoden wie Critical Chain Projektmanagement: Diese Methoden beschäftigen sich mit der Frage, warum Projekte immer zu spät fertig werden, und wie die Puffer zum Vorteil für das Projekt genutzt werden können.
Führen Sie Aufwandschätzungen in Gruppen durch: Methoden wie Planning Poker können helfen, einen Konsens in der Gruppe zu finden und unrealistisch hohe Schätzungen zu vermeiden.
Vermeiden Sie unnötige Ablenkungen: Schalten Sie Ihr Smartphone aus oder deaktivieren Sie Benachrichtigungen, um sich besser auf Ihre Aufgaben konzentrieren zu können.
Grenzen des Parkinson-Prinzips
Das Parkinson-Prinzip ist zwar ein nützliches Konzept, hat aber auch seine Grenzen. Es ist nicht für alle Aufgaben und Situationen geeignet.
- Komplexe oder kreative Aufgaben: Bei komplexen oder kreativen Aufgaben ist es wichtig, ausreichend Zeit einzuplanen, um Qualität und Innovationen zu fördern. Zeitdruck kann hier kontraproduktiv sein. Kreativität braucht Raum und Stille. Innovation entsteht nicht zwischen Timer und To-do-Liste.
- Externe Abhängigkeiten: Viele Prozesse hängen von externen Faktoren ab, wie z.B. Genehmigungen, Lieferanten oder Partnern. Enge Zeitvorgaben können hier wenig bewirken. Du kannst noch so effizient sein - wenn du auf Rückmeldungen wartest, Genehmigungen brauchst oder Lieferungen ausstehen, bringt Dein Zeitrahmen genau gar nichts.
- Teamarbeit: Was für Sie selbst funktioniert, kann im Team Druck erzeugen.
tags: #Zeitmanagement #Parkinson #Prinzip