Das Parkinsonsche Gesetz in der Organisation: Zeitmanagement und Effizienz

Das Parkinsonsche Gesetz, formuliert von Cyril Northcote Parkinson, besagt, dass sich Arbeit in dem Maße ausdehnt, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht. Dieses Prinzip, ursprünglich eine satirische Kritik an Bürokratie, findet breite Anwendung im Zeitmanagement und Ressourcenmanagement.

Ursprung und Definition des Parkinsonschen Gesetzes

Cyril Northcote Parkinson, ein produktiver Autor und Doktor der Philosophie, veröffentlichte 1955 im britischen Wirtschaftsmagazin „The Economist“ einen Essay, in dem er das Parkinsonsche Gesetz vorstellte. Seine Beobachtungen der britischen Marine zeigten, dass trotz sinkender Flottenstärke die Anzahl der Verwaltungsbeamten stieg. Er schloss daraus, dass Arbeit sich ausdehnt, um die verfügbare Zeit auszufüllen. Parkinson formulierte es treffend: „Arbeit dehnt sich wie Gummi, um die Zeit auszufüllen, die für sie zur Verfügung steht.“

Parkinson leitete aus seinen Erfahrungen mit der britischen Kolonialverwaltung und der Marine Gesetzmäßigkeiten ab, die er im Economist und in Harpers Magazine als Essays publizierte und schließlich 1957 in Singapur als Büchlein zusammenfasste. Als Parkinson 12 Jahre alt war, definierte der Philosoph Max Weber, was Bürokratie beziehungsweise Bürokratisierung ist: Die Organisation einer Verwaltung. Eine bürokratische Organisation baut auf einer starren Arbeitsteilung mit definierten Kompetenzen der einzelnen Bürokraten auf. Die Zuständigkeiten sind strikt hierarchisch in Form einer Pyramide verteilt. Informationen werden in Akten gesammelt und weitergegeben.

Die zwei Axiome Parkinsons

Parkinson formulierte zwei Axiome, die das Wachstum von Bürokratie erklären:

1. „Jeder Beamte oder Angestellte wünscht die Zahl seiner Untergebenen, nicht aber die Zahl seiner Rivalen, zu vergrößern.“
2. „Beamte oder Angestellte verschaffen sich gegenseitig Arbeit.“

Diese Axiome beschreiben, wie Organisationen ohne Steigerung der Produktivität anwachsen können.

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Auswirkungen des Parkinsonschen Gesetzes

Das Parkinsonsche Gesetz manifestiert sich in verschiedenen Szenarien. Wenn für eine Aufgabe 60 Minuten zur Verfügung stehen, wird sie wahrscheinlich auch 60 Minuten dauern, selbst wenn sie schneller erledigt werden könnte. Dies liegt daran, dass der Anreiz fehlt, die Aufgabe in kürzerer Zeit zu erledigen.

Beispiele aus dem Alltag

• Postkarte schreiben: Eine ältere Dame benötigt einen halben Tag, um eine Postkarte zu verschicken, da sie sich viel Zeit für die Auswahl der Karte, das Formulieren des Textes und andere Details lässt. Ein Geschäftsmann erledigt dieselbe Aufgabe in wenigen Minuten, da er wenig Zeit hat.
• Teammeetings: Eine Geschäftsführerin plant ein wöchentliches Teammeeting von zwei Stunden. Die Diskussionen ziehen sich in die Länge, auch bei weniger wichtigen Themen.
• Kundenanfragen: Ein kleiner Betrieb bearbeitet Kundenanfragen ohne feste Vorgaben, was zu Verzögerungen führt.
• Projektmanagement: Ein Start-up plant die Markteinführung eines neuen Produkts in drei Monaten. Ohne klare Zwischenziele verzögert sich die Entwicklung.

Konsequenzen

• Zeitverschwendung: Aufgaben dauern länger als nötig.
• Ineffizienz: Ressourcen werden nicht optimal genutzt.
• Prokrastination: Aufgaben werden aufgeschoben, da genügend Zeit vorhanden ist.
• Stress: Kurz vor der Deadline entsteht Druck.

Strategien zur Überwindung des Parkinsonschen Gesetzes

Um das Parkinsonsche Gesetz zu überwinden, sind verschiedene Strategien hilfreich.

1. Klare Fristen setzen: Aufgaben mit konkreten, nicht verhandelbaren Fristen versehen.
2. Etappenziele definieren: Größere Projekte in kleinere, überschaubare Teile unterteilen.
3. Zeitmanagement-Methoden anwenden:
   • Timeboxing: Den Tag in feste Zeitblöcke für bestimmte Aufgaben unterteilen.
   • Pomodoro-Technik: Konzentrierte Arbeitsphasen (25 Minuten) mit kurzen Pausen (5 Minuten) abwechseln.
4. Aufgaben priorisieren: Wichtige Aufgaben zuerst erledigen.
5. Nicht delegieren: Kleinere Aufgaben selbst erledigen, anstatt sie zu delegieren.
6. Fristen anpassen: Regelmäßig prüfen, ob die gesetzten Fristen realistisch sind.
7. Zeitpuffer einplanen: Zusätzliche Zeit für unerwartete Verzögerungen einplanen.
8. Digitale Tools nutzen: Anwendungen für Computer oder Smartphone zur Strukturierung der Arbeit und zur Überwachung des Zeitmanagements verwenden (z.B. Trello).

Weitere Tipps

• Realistische Einschätzung: Die benötigte Zeit für Aufgaben realistisch einschätzen.
• SMART-Methode: Ziele klar, messbar, erreichbar, relevant und terminiert formulieren.
• Pareto-Prinzip: Konzentration auf die 20 % der Aufgaben, die 80 % der Ergebnisse bringen.
• Weniger Meetings: Meetings reduzieren und ergebnisorientierter gestalten.

Grenzen des Parkinsonschen Gesetzes

Das Parkinsonsche Gesetz ist nicht universell anwendbar.

• Kreativität: Für kreative Aufgaben ist ausreichend Zeit ohne Zeitdruck wichtig.
• Externe Abhängigkeiten: Aufgaben, die von externen Faktoren abhängen, lassen sich nicht immer beschleunigen.
• Teamarbeit: Enge Zeitvorgaben können die Zusammenarbeit im Team belasten.
• Wissenschaftliche Grundlage: Das Parkinsonsche Gesetz basiert auf Beobachtungen, nicht auf empirischen Studien.

Das Parkinsonsche Gesetz im Team- und Unternehmensalltag

Das Parkinsonsche Gesetz wirkt sich auch auf Teams und Unternehmen aus.

Teamarbeit

Teams neigen dazu, Projekte in die Länge zu ziehen, wenn zu viel Zeit veranschlagt wird.

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Unternehmensführung

Unternehmen, die zu groß werden, leiden oft unter den gleichen Problemen wie Behörden. Rationalisierungen und Konsolidierungen sind notwendig, um Bürokratie abzubauen.

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